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エグゼクティブオフィス銀座

会員様専用の03電話番号と03FAX番号をお渡しいたします

会員様には、会員様の会社または個人事業専用の電話番号をお渡しいたします。
部屋内に備え付けの多機能電話機に電話番号が付与されます。
会員様は、ビジネスに必要な電話サービスをご利用になれます。
お渡しする会員様専用の電話番号は、03から始まる銀座局の固定電話番号です。
0120フリーダイヤル、0570ナビダイヤルもオプションサービスとしてご利用になれます。

会員様にFAX番号をお渡しいたします。
会員様は、ビジネスに必要なFAXサービスをご利用になれます。
お渡しする会員様専用のFAX番号は、03から始まる銀座局の固定FAX番号です。

正社員の秘書が、高いスキルで柔軟な電話対応をいたします

会員様は、部屋内で電話を発信および着信できます。
会員様が不在時などには、月曜日から金曜日の9:00から18:00まで、正社員の秘書が、高いスキルで柔軟な電話対応をいたします。
常時約10名の秘書がおりますので、電話は3コール以内に出るようにしております。
また、会員様宛に複数の電話がかかってきても、話中になることはありません。
電話対応は、レンタルオフィスのスタッフルーム内にて行っておりますので、声が外部に漏れることはありません。
電話対応は、単純な折り返し対応ではありません。
丁寧で感じの良い電話対応になりますように、細やかな気配りとおもてなしの心で、毎回の電話をお受けしております。

会員様の専用電話番号にコールの際は、弊社独自のCTI(Computer Telephony Integration)システムにより、コールと同時に、秘書のPCディスプレイに会員様の情報がポップアップ画面で表示されます。
画面には、会員様の情報、過去の電話対応履歴、会員様専用の電話対応マニュアルなどが表示されますので、 電話対応方法を正確に把握できるようになっています。
過去の電話対応履歴が表示されますので、履歴をふまえた電話対応をいたします。
また、状況に応じて臨機応変な電話対応をいたします。

画面のトップには、電話対応の挨拶の文章が表示されています。
例えば、「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。」などです。
秘書は、会員様の事業内容に合わせたトーンで、第一声を発します。

秘書が電話対応する際の内容は、受話器を取った後の第一声から会員様がご自由にご指定になれます。電話対応の内容を、会員様が詳細に設定することができます。
弊社より電話対応の例をご提示いたしますので、会員様が細かなセリフまであらかじめご準備になる必要はありません。
細かいセリフ回しまでこだわりたいというご要望にも、確実にお応えいたします。
例えば、海外出張中などの際は、「○○は、海外出張中でございます。○月○日に戻りますので、戻り次第、○○からご連絡いたします。」などです。
いつでも、会員様のご要望をご遠慮なくお知らせください。
弊社独自の電話システムにより、会員様のご要望が変わりましたら、すぐに全秘書が対応できるようになっています。

秘書は、1本1本の電話が、会員様の大切なお客様からの電話という緊張感をもって、毎回、電話対応をしております。

会員様のお客様には、外出中、打ち合わせ中、出張中など適宜お伝えいたします。
お客様のお名前、電話番号、ご用件やご要望などを正確にお伺いいたします。
必ず正確に一度復唱をいたします。
また、会員様に電話を転送することもできます。

お客様の会話のペースおよび状況にあわせて、会話のスピードや音量を調節いたします。
お各様がお急ぎのご様子でしたら、会話のスピードをあげて対応いたします。
お客様が、ゆっくりと話すことをご希望されていらっしゃるご様子でしたら、ゆっくりと対応いたします。常に、お客様にあわせた臨機応変な電話対応をいたします。

ビジネスマンにとって時間は大変貴重ですので、電話番号を何度も復唱するようなスキルの低い対応はいたしません。しっかりと一度正確に復唱いたします。

弊社は、2000年の開業以来、おもてなし(ホスピタリティ)の心を育てる社員教育を徹底して継続して行ってきました。
秘書は、高いスキルで電話対応ができるように研鑽を積んでおります。

会員様からは、「いつも感じの良い電話対応で、助かっています。」「お取引先様から良い印象を受けている」などの、高い評価をいただいております。

英語での電話対応も可能です。
電話をかけてこられた方のお名前、電話番号、ご用件などを英語で伺います。
お名前は、スペルアウトをしてお聞きいたします。
海外企業とのお取引がある企業様も安心してご利用になれます。
時間外の留守番電話の対応メッセージも、会員様のご要望どおりに、秘書が英語で会員様専用の留守番電話の対応メッセージを吹き込みます。
対応メッセージは、いつでも無料でご変更になれます。
留守番電話の聞き取り方法などのレンタルオフィスのご利用マニュアルは、すべて英文で作成したものがございます。

会員様のご指示どおりに、すぐにご報告いたします

秘書が電話をお受けした後に、お客様のお名前、電話番号、ご用件やご要望などを正確かつ迅速に、会員様にご報告いたします。

電話対応のご報告は、電話でのご報告、Eメールでのご報告などからお選びになれます。
いずれの方法でも、ご報告に伴う費用はすべて無料です。
秘書から会員様のスマートフォン・携帯電話などにご報告する際の通話料は、弊社が負担いたします。


ご報告先は、会員様がご自由にご指定になれます。 会社宛ての電話は代表者様にご報告し、各担当者様宛ての電話はそれぞれの担当者様にご報告するなどです。

ご報告の方法は、会員様がご自由にお選びになれます。
例えば、佐藤様へは携帯へ電話してご報告し、吉田様へは携帯とPCにEメールでご報告するなどです。

24時間ビジネスチャンスを逃しません

会員様が退社後などは留守番電話で対応いたしますので、ビジネスチャンスを逃しません。
留守番電話の対応メッセージは、会員様のご要望どおりにいたします。
秘書が、会員様専用の留守番電話の対応メッセージを吹き込みます。
例えば、「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。ご連絡いたしますので、お名前、お電話番号とメッセージをお入れください。」などです。
留守番電話に音声が残されますと、自動的にサーバーから会員様のPCまたはスマートフォン、携帯にEメールが送信されます。
残された音声は、専用の電話番号にお電話いただき、パスワードなどの入力後いつでもご確認になれます。
対応メッセージおよびEメールアドレスは、いつでも無料でご変更になれます。

スマートフォン・携帯電話などからの電話発信時に、会員様専用の03電話番号を相手に表示通知することができます

その他のサービスとして、スマートフォン・携帯電話などからの電話発信時に、会員様専用の03電話番号を相手に表示通知することができる電話番号表示システムは、オプションサービスでご利用になれます。
発信端末は、スマートフォン・携帯電話だけでなく、固定電話からの発信にも対応しております。
料金は、1端末あたり月額2,000円(税抜)です。

会員様に03から始まる銀座局のFAX番号をお渡しいたします

会員様には、会員様の会社または個人事業用のFAX番号をお渡しいたします。
会員様は、ビジネスに必要なFAXサービスをご利用になれます。
お渡しする会員様用のFAX番号は、03から始まる銀座局の番号です。

FAXは、機密保持のため、すべてレンタルオフィスのスタッフルーム内で受信しています。
スタッフルームに関係者以外の立ち入りは出来ず、また情報の持ち出しが出来ない社内ルールですので、外部の方にFAXの情報が漏れません。

会員様宛に届いたFAXを、すぐにご報告いたします

会員様宛に届いたFAXは、秘書がすぐにご報告いたします。

会員様宛に届いたFAXのご報告方法は、内線電話でのご報告、電話でのご報告、Eメールでのご報告などからお選びになれます。
いずれの方法でも、ご報告に伴う費用はすべて無料です。

ご報告先は、会員様がご自由にご指定になれます。
会社宛てに送られてきたFAXは代表者様にご報告し、各担当者様宛てに送られてきたFAXはそれぞれの担当者様にご報告するなどです。

会員様宛に届いたFAXは、会員様の部屋にお届けする、会員様のメールボックスにお入れする、PDFデータに変換してEメールに添付してお送りするなどの方法をお選びになれます。

FAXの送信もできます

FAX送信は、レンタルオフィスのフロア内にある複合機をご利用ください。
FAX送信の際は、複合機に会員様専用のIDをご入力していただくとFAX送信が可能になります。
A3サイズまでの紙を、FAX送信することができます。
国内送信料金は、10円(税込)/枚です。海外への送信にも対応しており、料金は実費です。

弊社では、FAXのセキュリティについて、万全の体制を整えております。