起業や副業時のワークスペースとして、また企業の新プロジェクト発足時の拠点として人気のレンタルオフィス。

 

そんなレンタルオフィスは貸しスペース利用以外にも様々な付帯サービスがあります。その一つに「電話代行サービス」があり、レンタルオフィス利用者のバックオフィスを陰で支えています。

 

そこで今回は、レンタルオフィスの電話代行サービスがどんなものなのか?また、電話代行サービスが利用できるおすすめのレンタルオフィスについて説明していきます。

 

電話代行サービスが人気の理由

レンタルオフィスにはビジネスを開始するのに必要なサービスが多く揃えられています。たとえば、法人登記・口座開設、オフィス家具や備品の完備、受付秘書サービス、郵便物・宅配物の受取・転送対応など多岐にわたりますが、中でも電話代行サービスは人気が高く、利用者も非常に多いと言われています。

 

電話代行サービスが利用される理由にはいくつかありますが

  • 転送対応により、社内にいなくても重要な電話が受けられる
  • 人件費の削減
  • 会社の電話番号がないと信用力が下がる
  • 仕事の邪魔をされにくい
  • 営業電話をブロックできる

といったものが挙げられます。

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レンタルオフィスの電話代行サービスとはどんなもの?

レンタルオフィスを利用する多くの企業は、社員数が少なかったり、1人でやっている方も多いため、電話がかかってきても不在にしている場合には不便が生じます。そんな時に電話代行サービスを活用できれば、オペレーターが取り次いでくれるので、かけてきた相手を不安にさせずに済みます。

 

レンタルオフィスの電話代行サービスは、プラン等によって利用したりしなかったりを選べるのが一般的です。

 

電話代行サービス利用することを選択した場合、会員契約時に固定電話などの電話番号を付与されますが、その電話番号宛にかかってきた電話にどのように対応するかは利用者自身で決めることができます。

 

よくあるのは次のようなケースです。

  • 会員本人の携帯電話/スマートフォンに転送され、会員本人が対応するケース
  • 電話秘書(オペレーター)が電話対応を行い、指示された方法で会員へ転送または報告がなされるケース
  • 自動応答メッセージが流れたのち、「1.受付」「2.会員本人」「3.他社員」などと選択後、電話が転送されるケース

各運営会社によってサービス内容はまちまちですが、いずれの場合にも会社宛にかかっていた電話を取りこぼすことなく対処できるのがこの電話代行サービスの特徴となります。丁寧な対応をしてくれる電話代行サービスでは、営業電話や迷惑電話をオペレーター側で処理してくれるところもあります。

 

電話代行サービス可のレンタルオフィスを選ぶ際に注意すべきポイント

最近は安価なレンタルオフィスやバーチャルオフィスでも電話代行サービスを付帯しているところも増えていますが、レンタルオフィスが提供する電話代行サービスであればどこでも安心、という考えは危険です。

 

電話代行サービスの質が著しく低いレンタルオフィスに当たってしまうと、会社のイメージを損ねる可能性も高くなります。電話は顔の見えない相手にとって、ファーストインプレッションを決める大事な要素となりますが、「電話の声が暗い」、「何を言っているか聞こえない」、「何回も同じことを聞かれる」といった電話代行サービスでは、クライアントや商談相手に与える印象も悪くなり、大幅に信用度を落とすことになりかねません。

 

かといって質を重視して電話代行サービスを探した場合には、コストが高くなってしまう可能性も。

 

そのためレンタルオフィスの電話代行サービスを検討する際に注意すべきポイントしては、

  • サービス内容が自社にマッチしているか
  • オペレーター/スタッフの対応品質
  • 運営会社の実績

などから総合的に判断し、その結果コスト的に問題ないということであれば利用してみるのがベストです。

 

丁寧で正確な電話対応を心掛ける、銀座にあるレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」とは?

では、どのようなレンタルオフィスであれば電話代行サービスに満足することができるのでしょうか?

 

そこでおすすめなのが「リーズナブルでありながら高品質な電話代行サービスを受けたい」というニーズに応えてくれる銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。

 

「銀座ビジネスセンター」は2000年に運営スタートし、これまで20年以上の豊富な運営実績を持つレンタルオフィス業界のパイオニア。法人登記や口座開設が可能なレンタルオフィスとして、さらには住所のみ利用したいというニーズに応えたバーチャルオフィス機能を備えるレンタルオフィスとして、数多くの利用者から支持され続けています。

 

そんな「銀座ビジネスセンター」がおススメである理由について、以下に簡単にまとめてみました。

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きめ細かな電話代行サービスに満足できるレンタルオフィス

「銀座ビジネスセンター」の電話代行サービスは、利用者が望む形でフレキシブルに対応してくれる優れもの。

 

スタッフルームには10名の常駐秘書が待機しており、かかってきた電話には必ず3コール以内に対応してくれます。また会員宛に複数箇所から電話がかかってきた場合にも、通話中にならないような配慮がなされています。電話応対も機密性が高いスタッフルームで行われるため、外部に電話内容が漏れるような不安も排除してくれます。

 

電話対応の報告は電話やメールなどから選べますが、報告に伴う費用は全て無料となっています。転送対応は複数社員がいる場合には5名までは個別に設定可能となっている点も大変魅力です。

 

「銀座ビジネスセンター」では独自の電話システム(CTI)を導入しており、電話がかかってくるとスタッフルーム内にある秘書のPC画面には瞬時に電話会員情報や過去の電話応答履歴、会員専用の電話マニュアルが表示されるようになっています。取引先や関係者など素性がわかっている相手であれば、会社のイメージや事業内容に合わせた声のトーンで秘書が会話してくれるといった対応も。電話対応で印象を下げるといったこと一切はなく、むしろ声だけで会社のイメージアップを図ることに貢献してくれます。

 

さらには英語対応可能なスタッフも在籍しているため、海外企業との取引がある方にも「銀座ビジネスセンター」の電話代行サービスはおすすめです。

 

時間外でも重要な電話を取りこぼさない電話サービスがあるレンタルオフィス

「銀座ビジネスセンター」では秘書が電話対応してくれる時間帯が月曜から金曜の9時?18時と限られていますが、それ以外の時間帯では留守番電話機能を利用し、重要な電話を取りこぼさないよう配慮されています。

 

留守番電話に残されたメッセージは、専用番号に電話をしたのちパスワードを入力すればいつでも確認することができるので、外出中だったり、帰宅した後でも安心です。

 

「銀座ビジネスセンター」で電話代行のサービスが受けられるプランは月額25,000円、50,000円のプランの2つとなっています。それぞれのプランには電話対応以外にも法人登記・銀行口座開設可能な住所利用、郵便物・宅配物の受取・転送対応が含まれています(月額50,000円のプランには部屋利用20時間分がさらについています)

 

予算や事業形態を考慮して検討してみるとよいでしょう。

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まとめ

東京都内で電話代行サービスの利用可能なレンタルオフィスを検討しているならば、丁寧で正確な仕事を心掛ける正社員秘書が常駐する「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」がおススメです。

 

おもてなしの精神が社員全員に徹底された「銀座ビジネスセンター」であれば、ビジネスチャンスを逃すことはありません!

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