リモートワークや起業・副業用のオフィスとして活用されているレンタルオフィスですが、近年はワークスペースの貸し出しのみならず、「受付サービス」「電話やFAX対応」「郵便物の転送」「登記可能な住所の提供」などさまざまなサービスが利用できるようになっています。
せっかくレンタルオフィスを利用するならサービスが充実しているところを選びたいというユーザーは多いと思いますが、特に「受付サービス」や「電話・FAX対応」については対外的な折衝も多く、自身の会社イメージを左右する重要な要素の一つであるため、クオリティにこだわりたいという方もいらっしゃることでしょう。
そのため今回はレンタルオフィスの「受付」について、サービス内容やチェックポイントを詳しく解説するとともに、都内で受付サービスのクオリティが高いと評判のレンタルオフィスを紹介していきます。
目次
レンタルオフィスの受付とは？
一般的な企業の受付ではスタッフが来客対応や案内を行うことが多いですが、レンタルオフィスでも受付スタッフを常駐させているところは少なくありません。レンタルオフィスの受付は、「秘書サービス」「スタッフサービス」「コンシェルジュサービス」といったネーミングが付けられているケースがほとんどで、利用会員向けにさまざまな手厚いサービスを行ってくれます。
レンタルオフィスと聞くと「ただワークスペースを貸してくれるだけじゃないの？」と思う方もいるかもしれませんが、実はレンタルオフィスを利用するニーズには、「単にワークスペースを利用したい」というだけでなく、「人件費を抑えて効率的にビジネスをしたい」「一人企業だが、煩わしい事務作業などは別のスタッフに任せたい」といった声も非常に多いのです。
そんな時、受付スタッフが常駐するレンタルオフィスであれば、来客対応や不在時の電話対応などの接客や事務的な作業を丸ごと任せることができます。
受付スタッフの具体的な業務内容には、
- 利用会員や来客者の入室・退室管理
- 来客時の対応
- 電話、FAX対応および転送
- 郵便物、宅配物の受け取りおよび転送
- オフィスの清掃、消毒
- 会議における給茶
- ユーザーの困り事や相談事への対応
- 多言語対応
- 事務サポート
などがあり、その領域は非常に多岐にわたります。
もちろん細かいサービス内容はレンタルオフィスの運営会社ごとに異なりますが、こうした受付・秘書サービスを利用すれば煩わしい事務仕事を一手に引き受けてもらえて大変便利です。利用する会員側は事務作業に割く時間が大幅に削減できるため、本来やるべき仕事だけに集中できビジネス効率をより高めることができます。
受付サービスを重視する際のチェックポイント
そんなレンタルオフィスですが、最近では格安レンタルオフィスからエグゼクティブ専用の高級レンタルオフィスまで様々なものが登場し、当然ながらサービスの質も施設ごとにかなりの幅があります。レンタルオフィスを検討する際には、コスト面に加えて「レンタルオフィスを利用する際に重視したい点」「受付サービスに求める点」などを明確にしておくことが重要です。
ちなみに格安レンタルオフィスと高級レンタルオフィスでは受付サービスに以下のような違いがあります。
- 人件費を削減するために、そもそも受付スタッフが置かれていなかったり(無人)、10:00～17:00までといった限られた時間・曜日にだけ受付スタッフが派遣されたりするケースが多い
- 電話対応や郵便物転送をはじめ、清掃・給茶サービスなどはほとんどがオプション料金
- 受付サービスのクオリティが低く、サービスの正確さやスピード感に欠ける
- 郵便物の誤送や電話の取り違えなど、ミスが起きやすい
- 日本語対応のみで、海外からの問い合わせに応えられない
- レンタルオフィスの利用料金に受付サービス（電話対応・郵便物受け取り・転送など）の料金も含まれる場合が多い
- 接客スキルの高い正社員秘書が常駐しているケースがほとんど
- 来客対応や電話対応などが丁寧かつ正確
- 急ぎの郵便や宅配便は、速達で転送してくれるなどホスピタリティが高い
- 多言語対応で、海外からの問い合わせや外国人の来客にも対応
レンタルオフィスユーザーの中には「余計なサービスは要らない」「とにかく安くワークスペースを持ちたい」という方もいらっしゃると思いますので、そうした場合であれば格安のレンタルオフィスで済ませるのも問題はありません。
しかし来客対応や電話対応まで依頼したいという場合には、受付スタッフが「会社の顔」となって対応にあたるため、クオリティや印象は非常に重要です。あまりにもイメージが悪いと、クライアントから「対応が悪いから取引を遠慮しておこう」「いつもミスが多くて信頼できない」と思われる可能性もあるため、契約する際にはしっかり受付サービスの質やスピード感を確認しておきましょう。
有人受付対応のレンタルオフィス5選
レンタルオフィスの中には、無人受付と有人受付が存在します。利用者によっては無人受付の方が気軽に利用できるので使いやすいという人もいるかもしれませんが、個室利用前提で契約する場合には、有人受付のレンタルオフィスの方が断然メリットが高いです。まず、受付に人がいることで来客時にも適切な対応をしてくれますし、セキュリティ的にも安全です。また清掃対応や事務代行などを行ってくれるスタッフが受付にいれば、業務効率が高まり、大変助かります。
ここでは、中央区で有人受付対応を行っているレンタルオフィスを5つピックアップして紹介します。
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
| 詳細情報 | 施設名：レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
住所：〒104-0061 東京都中央区銀座６-６-1 銀座風月堂ビル 5F 電話：0120-264-661 最寄り駅：
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| オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
| 部屋数 | 22室 |
| 広さ | - |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション | インターネット、電話・FAX、カラー・モノクロコピー/スキャナー、シュレッダー、PCプロジェクター、PCディスプレイ、ホワイトボード・コピーボード、キャビネット、ステーショナリーなど |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：株式会社アジル
住所：〒104-0061 東京都中央区銀座６-６-1 銀座風月堂ビル3Ｆ 電話：03-5537-5252 |
| 備考 | 2000年より運営を開始している銀座ビジネスセンターは、レンタルオフィス/バーチャルオフィス＋全22室のミーティングルーム・デスクワークルーム・セミナールームの時間貸しを行っている東京都内一等地銀座にあるレンタルオフィスです。常時10名程の質の高い秘書がハイクオリティなサービスを提供しています。銀座という誰もが知るエリアに自社オフィスを持つことができ、名刺やホームページに住所が記載できることでビジネスメリットを享受できます。
月額利用料金が１1,000円から、完全個室利用が1時間1,760円から利用できる、レンタルオフィスの中でも料金が比較的リーズナブルな銀座ビジネスセンターは、銀座駅からも至近でずっと通い続けられるレンタルオフィスです。法人登記も可能なため、銀座アドレスを活用してビジネスを効果的に展開できるのが魅力です。 |
+OURS 八重洲
| 詳細情報 | 施設名：+OURS 八重洲
住所：〒103-0028 東京都中央区八重洲1-4-16 東京建物八重洲ビル3階 電話：03-3241-4061 最寄り駅：大手町駅(東京メトロ丸ノ内線/東京メトロ半蔵門線/東京メトロ東西線)徒歩4分 |
| オフィス形態 | サービスオフィス/コワーキングスペース |
| 部屋数 | 個室6室、会議室2室 |
| 広さ | 23329.28㎡ |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション | 来客対応、不在時宅配物対応、郵送物受取り・投函代行、複合機・シュレッダー利用、ロッカー利用、フリードリンク |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：東京建物株式会社
住所：〒103-8285 東京都中央区八重洲一丁目4番16号 東京建物八重洲ビル 電話：03-3274-0111(代表) |
| 備考 | +OURS八重洲では、1名から最大8名まで利用できる「サービスオフィス」とWi-Fiやコピー機などの設備を備えた「コワーキングスペース」、最大16名が利用可能な「会議室」が設けられており、利用者の多様なニーズにあわせた働き方を選択できる点が魅力のオフィスです。
そんな+OURS八重洲は、受付での来客対応があるので、打ち合わせの際にはスタッフが適切な対応を行ってくれます。基本的に法人登記も行えるので、中央区にオフィスを持ちたい方はぜひ一度内覧してみることをおすすめします。 |
ビジネスエアポート京橋
| 詳細情報 | 施設名：ビジネスエアポート京橋
住所：〒104-0031 東京都中央区京橋2-7-8 FPG links KYOBASHI 2F～9F 電話：0120-826-109 最寄り駅：
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| オフィス形態 | サービスオフィス |
| 部屋数 | - |
| 広さ | - |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション | WEBマイページ利用、シェアワークプレイス利用、Wi-Fi・電源、来客対応、福利厚生サービス、ウェルネスサービス、コミュニケーションカフェ、コミュニケーションサイト、登記・住所利用、郵便物発送代行、不在時の宅配物対応、インターネット有線回線利用、電気・電源・空調利用、オフィス家具利用、ルームクリーニング |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：ライフ＆ワークデザイン株式会社 住所：〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-21-1 渋谷ソラスタ電話：03-6455-2675（代表） |
| 備考 | ビジネスエアポートは、東急不動産の100％子会社となるライフ&ワークデザイン社運営のレンタルオフィス。国際空港のビジネスラウンジのような感覚を味わえるオフィスとなっています。
そんなビジネスエアポート京橋ですが、東京メトロ京橋駅徒歩2分、JR東京駅も徒歩7分といった交通利便性の高いサービスオフィス・シェアオフィス。サービスオフィスは1名から複数名利用が可能で、全室完全個室となっています。併設のラウンジは個室と気分で使い分けることもできます。 常設の受付コンシェルジュが会員のビジネスをきっちりとサポート。お茶出しや郵便物の配布、来訪するお客様のおもてなし、さらには会員同士の引き合わせなどもお任せできます。 |
SENQ京橋
| 詳細情報 | 施設名：SENQ京橋
住所：〒104-0031 東京都中央区京橋二丁目2番1号 京橋エドグラン3・4F 電話：03-6277-1126 最寄り駅：
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| オフィス形態 | サービスオフィス |
| 部屋数 | 個室7室、ブース11区画 |
| 広さ | 個室：19.32㎡～102.07㎡、ブース：3.51㎡～9.51㎡ |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション | 会議室、ロッカー、郵便ポスト、ゲスト利用、ルームクリーニング |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：中央日本土地建物株式会社 住所：〒100-0013 東京都千代田区霞が関1-4-1 日土地ビル 電話：03-3501-6182 |
| 備考 | 「SENQ京橋」は、吹き抜けがある開放的な空間に約60席のラウンジのある「食」をテーマとしたサービスオフィス。3階と4階がオフィススペースになっており、カフェも併設され、クライアントとの面談や商談できるスペースもあります。友人受付なのでセキュリティ的には非常に安心できます。
ドロップイン利用は1時間550円から可能となっており(入会金550円がかかります)、会員同士の交流も図れるのだとか。さらに大型個室が用意されているほか、コワーキングスペースも充実。自身のビジネススタイルに応じてワークスペースを変えた利用が可能です。 |
THE HUB 銀座OCT
| 詳細情報 | 施設名：THE HUB 銀座OCT
住所：104-0061 東京都中央区銀座8丁目17番5号 THE HUB 銀座OCT 電話：03-5213-0600 最寄り駅：築地市場駅(都営大江戸線)から徒歩4分 |
| オフィス形態 | レンタルオフィス |
| 部屋数 | 完全個室100室 |
| 広さ | 延1390坪に13㎡～130㎡ |
| 価格帯 | 銀座店のプライベートオフィスプラン：月額152,900円～324,500円
※部屋ごとに料金は異なる、管理費別 |
| 備品、オプション | 施設維持費(初回のみ)、安心サポート費(年払い)、会議室利用、秘書サービス、電話サービスなどは別途料金 |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：nex株式会社
住所：〒105-0003 東京都港区西新橋2-11-6 ニュー新橋ビル3階 電話：03-5213-0477 |
| 備考 | THE HUBは、国内に770件以上のワークスペース拠点を持つレンタルオフィス。会員になれば、オープンやプライベートスペースなど、全国の拠点を固定費ゼロで利用することができます。
利用料金プランは全部で４つ用意されており、国内最多拠点を必要な時だけ利用できる定額制のオールアクセスプラン、駅近や一等地のロケーションに専用の個室が持てる月額プラン、共有ワークスペースを手ごろな価格で利用できるシェアプラン、起業やフリーランスの営業拠点として住所のみを借りられるバーチャルプランがあります。 また、有料で会議室利用やラウンジ利用などもできますので、多人数でのミーティングにも最適。そのほか、有人フロント、秘書サービス、ティーサーブ、電話回線利用なども利用可能。ほかにも会社設立代行、スマート書庫、税務会計、ホームページ制作、オンラインストレージ、福利厚生などの提供も行っています。 |
受付秘書のサービスの高さは都内でも最高レベルの「銀座ビジネスセンター」
そこでおすすめしたいのが、銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。
「銀座ビジネスセンター」は2000年に営業開始、これまで20年以上に渡って銀座エリアで事業を続ける老舗のレンタルオフィス。銀座6丁目「銀座風月堂ビル」の5階を拠点として、バーチャルオフィスとレンタルオフィスを併せ持ったレンタルオフィスとして人気を博しています。
主な利用者は中小企業経営者をはじめとして、士業や個人事業主、大企業のプロジェクト利用など幅広い層の方々。中には地方企業のサテライトオフィスとして利用したり、数カ月限定でのテストマーケティングに利用する企業もあります。
そんな「銀座ビジネスセンター」をなぜおすすめするのか、その理由について下記にまとめてみました。
秘書のクオリティの高さが実感できるレンタルオフィス
格安のレンタルオフィスなどでは受付や事務作業を派遣社員やアルバイト社員に行わせているところも多く、それが結果としてミスを多く発生してしまう要因となっているようです。
しかし「銀座ビジネスセンター」は、10名ほどの正社員秘書が常駐し会員をサポートしています。
仕事の内容としては、来客時の受付対応や電話・FAX対応、郵便物の受取・転送対応、事務作業や清掃対応など。「銀座ビジネスセンター」の秘書は一人一人が「お客様が次に何を望むのだろうか？」を考えながら仕事をしているので、高いクオリティを維持できるのです。
代表自らが利用希望者にお会いして審査・説明してくれる安心のレンタルオフィス
「銀座ビジネスセンター」では、利用を希望する方に代表自らがお会いして「銀座ビジネスセンター」に関する様々な情報、利用における注意点等を説明してくれるレンタルオフィスです。
「契約してはみたものの想定していたのと違った」ということはあってはならないことですが、実は結構な確率でこのような状態に遭遇する方がいます。ホームページの情報を鵜呑みにして軽く考えただけで契約してしまった、内覧をしたものの受付のスタッフはアルバイトで情報に詳しくなかった、といったことで失敗してしまわないよう、事前にしっかりと疑問点を解決しておかなければなりません。
その点「銀座ビジネスセンター」は、オフィスのトップ自らが説明してくれるので、全ての疑問がクリアになります。
まとめ
今回はレンタルオフィスの「受付」について、サービス内容やチェックポイントを詳しく見てきました。
受付といえば会社の顔とも言える存在であるがゆえ、レンタルオフィス利用の場合は自社スタッフでないこともあって不安になることもあるでしょう。
しかし「レンタルオフィスの銀座ビジネスセンター」は、まるで長年自社で働いているかのようにお客様に接してくれるので、クライアントや商談相手など対外的にも良い印象を与えてくれることでしょう。
「銀座ビジネスセンター」は、受付から電話応対、バックオフィス業務まで常駐秘書に安心して任せられる、ハイレベルのレンタルオフィスといっても過言ではありません。
