レンタルオフィス 受付

リモートワークや起業・副業用のオフィスとして活用されているレンタルオフィスですが、近年はワークスペースの貸し出しのみならず、「受付サービス」「電話やFAX対応」「郵便物の転送」「登記可能な住所の提供」などさまざまなサービスが利用できるようになっています。

せっかくレンタルオフィスを利用するならサービスが充実しているところを選びたいというユーザーは多いと思いますが、特に「受付サービス」や「電話・FAX対応」については対外的な折衝も多く、自身の会社イメージを左右する重要な要素の一つであるため、クオリティにこだわりたいという方もいらっしゃることでしょう。

そのため今回はレンタルオフィスの「受付」について、サービス内容やチェックポイントを詳しく解説するとともに、都内で受付サービスのクオリティが高いと評判のレンタルオフィスを紹介していきます。

レンタルオフィスの受付とは?

一般的な企業の受付ではスタッフが来客対応や案内を行うことが多いですが、レンタルオフィスでも受付スタッフを常駐させているところは少なくありません。レンタルオフィスの受付は、「秘書サービス」「スタッフサービス」「コンシェルジュサービス」といったネーミングが付けられているケースがほとんどで、利用会員向けにさまざまな手厚いサービスを行ってくれます。

レンタルオフィスと聞くと「ただワークスペースを貸してくれるだけじゃないの?」と思う方もいるかもしれませんが、実はレンタルオフィスを利用するニーズには、「単にワークスペースを利用したい」というだけでなく、「人件費を抑えて効率的にビジネスをしたい」「一人企業だが、煩わしい事務作業などは別のスタッフに任せたい」といった声も非常に多いのです。

そんな時、受付スタッフが常駐するレンタルオフィスであれば、来客対応や不在時の電話対応などの接客や事務的な作業を丸ごと任せることができます。

受付スタッフの具体的な業務内容には、

  • 利用会員や来客者の入室・退室管理
  • 来客時の対応
  • 電話、FAX対応および転送
  • 郵便物、宅配物の受け取りおよび転送
  • オフィスの清掃、消毒
  • 会議における給茶
  • ユーザーの困り事や相談事への対応
  • 多言語対応
  • 事務サポート

などがあり、その領域は非常に多岐にわたります。

もちろん細かいサービス内容はレンタルオフィスの運営会社ごとに異なりますが、こうした受付・秘書サービスを利用すれば煩わしい事務仕事を一手に引き受けてもらえて大変便利です。利用する会員側は事務作業に割く時間が大幅に削減できるため、本来やるべき仕事だけに集中できビジネス効率をより高めることができます。

受付サービスを重視する際のチェックポイント

そんなレンタルオフィスですが、最近では格安レンタルオフィスからエグゼクティブ専用の高級レンタルオフィスまで様々なものが登場し、当然ながらサービスの質も施設ごとにかなりの幅があります。レンタルオフィスを検討する際には、コスト面に加えて「レンタルオフィスを利用する際に重視したい点」「受付サービスに求める点」などを明確にしておくことが重要です。

ちなみに格安レンタルオフィスと高級レンタルオフィスでは受付サービスに以下のような違いがあります。

格安レンタルオフィス
  • 人件費を削減するために、そもそも受付スタッフが置かれていなかったり(無人)、10:00~17:00までといった限られた時間・曜日にだけ受付スタッフが派遣されたりするケースが多い
  • 電話対応や郵便物転送をはじめ、清掃・給茶サービスなどはほとんどがオプション料金
  • 受付サービスのクオリティが低く、サービスの正確さやスピード感に欠ける
  • 郵便物の誤送や電話の取り違えなど、ミスが起きやすい
  • 日本語対応のみで、海外からの問い合わせに応えられない
高級レンタルオフィス
  • レンタルオフィスの利用料金に受付サービス(電話対応・郵便物受け取り・転送など)の料金も含まれる場合が多い
  • 接客スキルの高い正社員秘書が常駐しているケースがほとんど
  • 来客対応や電話対応などが丁寧かつ正確
  • 急ぎの郵便や宅配便は、速達で転送してくれるなどホスピタリティが高い
  • 多言語対応で、海外からの問い合わせや外国人の来客にも対応

レンタルオフィスユーザーの中には「余計なサービスは要らない」「とにかく安くワークスペースを持ちたい」という方もいらっしゃると思いますので、そうした場合であれば格安のレンタルオフィスで済ませるのも問題はありません。

しかし来客対応や電話対応まで依頼したいという場合には、受付スタッフが「会社の顔」となって対応にあたるため、クオリティや印象は非常に重要です。あまりにもイメージが悪いと、クライアントから「対応が悪いから取引を遠慮しておこう」「いつもミスが多くて信頼できない」と思われる可能性もあるため、契約する際にはしっかり受付サービスの質やスピード感を確認しておきましょう。

受付秘書のサービスの高さは都内でも最高レベルの「銀座ビジネスセンター」

そこでおすすめしたいのが、銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。

「銀座ビジネスセンター」は2000年に営業開始、これまで20年以上に渡って銀座エリアで事業を続ける老舗のレンタルオフィス。銀座6丁目「銀座風月堂ビル」の5階を拠点として、バーチャルオフィスとレンタルオフィスを併せ持ったレンタルオフィスとして人気を博しています。

主な利用者は中小企業経営者をはじめとして、士業や個人事業主、大企業のプロジェクト利用など幅広い層の方々。中には地方企業のサテライトオフィスとして利用したり、数カ月限定でのテストマーケティングに利用する企業もあります。

そんな「銀座ビジネスセンター」をなぜおすすめするのか、その理由について下記にまとめてみました。

秘書のクオリティの高さが実感できるレンタルオフィス

格安のレンタルオフィスなどでは受付や事務作業を派遣社員やアルバイト社員に行わせているところも多く、それが結果としてミスを多く発生してしまう要因となっているようです。

しかし「銀座ビジネスセンター」は、10名ほどの正社員秘書が常駐し会員をサポートしています。
仕事の内容としては、来客時の受付対応や電話・FAX対応、郵便物の受取・転送対応、事務作業や清掃対応など。「銀座ビジネスセンター」の秘書は一人一人が「お客様が次に何を望むのだろうか?」を考えながら仕事をしているので、高いクオリティを維持できるのです。

代表自らが利用希望者にお会いして審査・説明してくれる安心のレンタルオフィス

「銀座ビジネスセンター」では、利用を希望する方に代表自らがお会いして「銀座ビジネスセンター」に関する様々な情報、利用における注意点等を説明してくれるレンタルオフィスです。

「契約してはみたものの想定していたのと違った」ということはあってはならないことですが、実は結構な確率でこのような状態に遭遇する方がいます。ホームページの情報を鵜呑みにして軽く考えただけで契約してしまった、内覧をしたものの受付のスタッフはアルバイトで情報に詳しくなかった、といったことで失敗してしまわないよう、事前にしっかりと疑問点を解決しておかなければなりません。

その点「銀座ビジネスセンター」は、オフィスのトップ自らが説明してくれるので、全ての疑問がクリアになります。

まとめ

今回はレンタルオフィスの「受付」について、サービス内容やチェックポイントを詳しく見てきました。
受付といえば会社の顔とも言える存在であるがゆえ、レンタルオフィス利用の場合は自社スタッフでないこともあって不安になることもあるでしょう。
しかし「レンタルオフィスの銀座ビジネスセンター」は、まるで長年自社で働いているかのようにお客様に接してくれるので、クライアントや商談相手など対外的にも良い印象を与えてくれることでしょう。

「銀座ビジネスセンター」は、受付から電話応対、バックオフィス業務まで常駐秘書に安心して任せられる、ハイレベルのレンタルオフィスといっても過言ではありません。

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