ミスをした際のフォローアップと再発防止策の伝え方

部下が仕事でミスをした際、適切なフォローアップを行って再発防止に向けた対策を講じることは、部下の成長を促しチーム全体の成果を高めるためにも重要なタスクのひとつ。

ミスを責めず、原因を分析し具体策を示せば、部下の成長につながります。また、再発防止には明確な指示やサポート体制の強化が欠かせません。

本記事では、仕事でミスをした際のフォローアップや再発防止策の伝え方についてお伝えしていきます。

仕事でミスしがちな部下の特徴とフォローアップ方法

仕事でミスが多い部下には、いくつか共通する特徴が見られることがあります。それらの特徴を理解することで、上司として適切な指導やサポートを提供し、ミスの減少と部下の成長につなげることが可能となります。

確認不足や注意散漫

ミスしがちな部下の多くは、普段の仕事において確認意識が低いことがあります。特に、同じ作業を繰り返している時や複数のタスクを抱えている時に注意力が散漫になりがちです。具体的には、数字やデータの入力ミス、メールの宛先間違いなどは確認不足が原因で発生します。
また、締め切りが迫っている状態の時にも焦ってしまいがちで、結果として作業精度が下がるケースも少なくありません。このような部下には、タスクを完了する前後に「チェックリスト」を活用する習慣を身につけさせたり、少し時間を取って見直すよう促すことが効果的です。

自己判断で進めてしまいがち

業務の中で不明点や疑問点があっても、部下自身がそれを軽く考え、自分の判断で進めてしまうことがあります。このおかげで、認識のズレや手順の間違いがミスを引き起こす原因となることがよくあります。「上司や先輩に迷惑をかけたくない」「聞くのが面倒」といった心理が働いていることも多いです。
その場合、上司としては「小さなことでも相談してほしい」という姿勢を繰り返し伝えることで、部下が質問や相談をためらわない環境を整える必要があります。たとえば、「この業務ではここがポイントだから、必ず確認するように」と具体的な指示を与えることで、ミスを未然に防ぐことができます。

スケジュール管理の甘さ

仕事でミスが多い部下は、スケジュール管理が不得意である場合も少なくありません。タスクの優先順位が曖昧であったり、時間の見積もりが甘いために、締め切り直前で焦り、結果として作業の質が低下することがあります。
このような場合、上司としてはタスクの進捗を定期的に確認し、必要に応じてタスクを分割して小さな締め切りを設定するなどのサポートを行うとよいでしょう。また、時間管理の重要性を伝えながら、「やるべきことを一覧化する」「毎日終わりに翌日の計画を立てる」といった具体的な方法を教えるのも効果的です。

そもそもの知識やスキルが不足している

未経験の業務に取り組む場合、知識やスキルが十分に備わっていないことでミスが発生することがあります。部下が「どう進めればよいかわからない」「理解が不十分なまま仕事を進めている」といった状態では、当然ミスのリスクが高まります。
このようなケースでは、業務の基礎をしっかりと教える時間を取り、マンツーマンで具体的な手順や注意点を指導することが求められます。また、トレーニングや研修を定期的に実施し、知識を深める機会を提供することも効果的です。

報連相の不足

ミスしがちな部下の特徴として、上司や同僚とのコミュニケーションが不足している場合があります。仕事の進捗や課題を適切に報告せず、結果的に問題が拡大することもよくある事象です。

これを防ぐには、「定期的に進捗を確認するミーティングを設定する」「報告・連絡・相談のタイミングを具体的に示す」といったサポートが必要です。また、部下が報告しやすい雰囲気を作るために、叱責ではなく建設的なフィードバックを心掛けることも大切です。

部下にうまく再発防止方法を伝えるには

部下が仕事でミスをした際、そのミスを責めるだけではなく再発防止に向けた具体的なアプローチを伝えることが重要です。しかし、伝え方によっては部下にプレッシャーや否定的な印象を与えてしまうこともあります。

ミスを成長の機会と捉え、建設的かつ前向きな姿勢でアプローチするための具体的な方法には次のようなものがあります。

感情的にならず冷静に話す

ミスを指摘する際、感情的にならず冷静に事実ベースで話を進めることが大切です。「なんでこんなことをしたんだ！」と叱責するのではなく、「この部分でミスが発生してしまったね。どうしてこうなったと思う？」と冷静に問いかけることで、部下が原因を自分で考えられる環境を作ります。
感情的な指摘は、部下のモチベーションを下げるだけでなく、ミスの根本的な解決に繋がらないため、絶対に避けるべきです。

ミスの原因を一緒に分析する

部下がミスをした場合、その原因を深く掘り下げることが大事です。「なぜそのミスが起こったのか？」を部下と一緒に考えるプロセスを取り入れると、問題解決能力を養うことができます。

たとえば、

• 手順やフローに問題があったのか？
• 時間的なプレッシャーが原因だったのか？
• 知識やスキルの不足が影響していたのか？

などの原因を共有し、改善策を一緒に考えることで、部下は自身の行動を客観的に見直し、学びを得ることができます。

明確な再発防止策を提案する

ミスの原因が明確になったら、それを踏まえた具体的な再発防止策を提案します。その際、部下の立場に立って分かりやすく説明することがとても重要です。具体的には、「チェックリストを作成して確認作業を徹底する」「わからない点があれば必ず上司や同僚に確認するルールを設ける」「タスクを小分けにして進捗を段階的に報告する」など、再発防止策はシンプルで実行しやすいものを心掛け、部下が自信を持って取り組めるようにします。

成功体験を作らせる

再発防止策を実行した結果、部下がミスを防いだ場合はその成功をしっかり認めることも大事なことです。たとえば、「今回ミスなく進められて素晴らしいね」「この方法が効果的だったね」などとフィードバックを与えることで、部下は改善策に自信を持つようになります。成功体験を積み重ねることで、部下は自己効力感を高め、積極的に成長を目指すようになります。

学びの場を提供する

ミスを通じて得た教訓を活かせるよう、部下には学びの場を提供することも効果的かもしれません。たとえば、同じミスが起きにくくなるようなトレーニングや勉強会を開いたり、参考になる資料を共有するといったサポートを常に行っていきます。こうした取り組みが、部下自身で再発防止策を自分のものとして定着させられるための助けになります。

まとめ

ミスのフォローアップや再発防止を伝える際には、部下を一方的に否定するのではなく共に原因を分析し、解決策を見つける姿勢が何よりも大切です。ミスは成長の機会でもあり、それをポジティブに捉えられるかどうかは上司のアプローチ次第となります。

部下に「自分が責められている」と感じさせるのではなく、「このミスをどうすれば防げるか一緒に考えよう」と伝えることで、次への改善に向けた前向きな意識を育てることができることでしょう。

なお、部下が前向きに取り組める環境を作ることで、ミスは単なる失敗ではなく成長への糧となります。上司の適切なサポートがあれば、部下はミスを恐れることなく新しい挑戦にも積極的になり、結果的にチーム全体のパフォーマンス向上にもつながるはずです。