IT業界や物流業界などを中心に、ビジネスでは「フロー」という言葉をよく耳にします。この「フロー」とは、「業務フロー」や「フローチャート」を意味する言葉とされていますが、実際にはどのような意味で使われているのでしょうか？
今回は、ビジネスシーンにおける「フロー」とはどのような意味なのか、またフロー作成のポイントについて詳しく見ていきます。
目次
フローとは？
ビジネスにおいて「フロー」とは、英語の「flow」をカタカナにしたもので、「流れ」を指す言葉です。仕事では「業務フロー」や「フロー図」、「フローチャート」など、他の言葉と組み合わせて使われることが多いです。
フローと似た意味の言葉
「フロー」と似た意味を持つ言葉には以下のようなものがあります。これらは文脈によって「フロー」と同様に使用されることがありますが、それぞれ微妙に異なるニュアンスを持っています。
プロセス
物事が進行する一連の手順や方法を示す言葉。
流れ
物事の進行する順序や方向性を示し、フローの直接的な日本語訳として使われる。
手順
具体的な手続きや方法を示す言葉。フロー上で表現される各ステップの内容を指す。
シークエンス
順序や連続性を強調する言葉で、特にフロー内のステップが決まった順序で行われる場合に使用される。
ワークフロー
特に業務や仕事の手順を示す言葉で、フローの一種として業務の流れを強調する言葉。
業務フローとは？
「業務フロー」とは、特定の業務やプロセスがどのように進行するかを視覚的またはテキストで表現したものです。業務フローは、業務の一連の手順やステップを示し、各ステップがどのように連携して業務全体が遂行されるかを理解しやすくするために使われます。 業務フローを作成する目的としては、主に次の3つが挙げられます。
1. 業務プロセスを可視化する
業務フローを作成することで、業務や作業の一連の流れや手順を視覚的に表現し、誰でも理解しやすい形で提示することができます。業務フローでは、通常フローチャートやダイアグラムを用いて表現されます。これにより、複雑なプロセスでも一目で理解しやすくなり、業務プロセス全体の概要を把握しやすくし、改善点や問題点を見つけやすくなります。
2. 業務の効率化を図る
業務フローを作成した後、適切なタイミングで見直しを行うことで、時間や人、コストなどの無駄や作業の重複を削減し、効率的に業務を進める方法を見つけることができます。その結果、生産性を向上させ、無駄を削減し、業務の質を高めることが可能です。
3. 役割と責任が明確になる
業務フローがあることで、それぞれの担当ごとの業務の各ステップにおいて、誰がどのような役割を果たすべきかを明確にします。
フロー図とは？
フロー図とは、フローチャートとも呼ばれ、業務フローを作成する際に、業務プロセスやシステムの流れを視覚的に表現するための図のことを指します。言葉だけで説明するのではなく、フロー図を使うことで複雑な手順や決定事項を誰でも理解しやすい形で表現することが可能です。
フロー図作成のための構成要素としては、以下のようなものが使用されます。
開始・終了 (Start/End)
プロセスの開始点と終了点を示すもの。楕円形で表示されます。
プロセス (Process)
行われるアクションや手順を示すもの。四角形で表示されます。
決定 (Decision)
条件によって異なる分岐に進む決定点を示すもの。ひし形で表示されます。
フローライン (Flow Line)
プロセスの流れを示すもの。矢印で表示されます。
入力/出力 (Input/Output)
データの入力や出力を示すもの。平行四辺形で表示されます。
特に決まったフォーマットはありませんが、一般的に共通認識されている表示方法でフローを作成するのが良いでしょう。
業務フロー作成の手順
業務フローを作成する際には、まず対象とする業務プロセスを明確に定義することから始めます。この作業には、プロセス全体の目的やゴールを把握し、その範囲を決定することが含まれます。
次に、関係者や担当者からのヒアリングを通じて、現状の業務手順や流れを詳細に把握します。この段階では、どのステップが重要であり、どのように進行するのかを理解することが重要です。
業務フローを作成するために必要な情報を収集したら、各ステップを整理し、順序を立てます。この際、ステップ間の関係性や決定ポイント、分岐点なども考慮します。これらの情報をもとに、フローチャートの形式で視覚的に整理していきます。フローチャートを作成する際は、標準化された記号やシンボルを用いて、分かりやすく表示することが基本です。
フローチャートが完成したら、関係者に確認してもらい、フィードバックを受けます。これにより、誤りや漏れを修正し、最終的なフロー図を完成させます。
最後に、作成した業務フローを関係者全員に共有し、業務の標準化や改善に役立てます。
業務フロー作成で大事な4つのポイント
業務フローを作成する際には、重要なポイントがいくつかあります。ここでは4つのポイントについて説明します。
1. 現状の業務プロセスを理解する
まず、現状の業務プロセスへの理解は不可欠です。作成する前に、現行の業務プロセスを詳細に把握し、どこに課題や無駄があるかを明確にする必要があります。これによって業務フロー作成の目的や改善目標が明確になり、適切なフロー設計が可能となります。
2. 関係者の協力や理解を得ること
しっかりとした業務フローを作成する際には、複数の部門や担当者が関わることが多いため、メンバー全員が新しいフローに納得し、積極的に協力することが重要です。導入前に関係者と十分なコミュニケーションを取り、意見やニーズを反映させるようにしましょう。
3. 適切なツールやソフトウェアを選んで使用する
ツールやソフトウェアの選定も、業務フロー作成の重要なポイントのひとつです。適切な業務フローを作成するためには、自社に合ったフローチャート作成ツールやワークフロー管理ソフトウェアを選ぶことが必要です。選定にあたっては、使いやすさや機能、導入後のサポート体制などを考慮するとよいでしょう。
4. いきなり完璧なものを求めない
業務フローを作成しても、思った通りに業務が進まないことはよくあります。そのため、いきなり全体に適応させるのではなく、まずは特定の部門やプロセスで試験的に導入することをおすすめします。段階的なアプローチを取ることで、スムーズな業務フローの導入が期待できます。
まとめ
「フロー」とは、ビジネスにおいて「業務フロー」を指すことが多いです。組織やプロジェクト内で業務フローを作成することで、日常の業務やプロセスがどのように進行するかを視覚的またはテキストで理解することができるようになります。 普段の業務が適切に回っていない、連携が取れていないと感じる方は業務フローを作成してみましょう。また、既に業務フローを作成しているもののうまく機能していない場合は、再度作り直すことも検討してみてください。
