起業したての企業や新プロジェクトに利用したいワークスペースとして人気が高まっているレンタルオフィス。

 

単に「スペースを貸すためだけの施設」というイメージを持っている人も多いと思いますが、実は利用者に代わって電話や受付の応対、郵便物・宅配物対応等を行ってくれる「秘書代行サービス」が受けられることはご存じですか?

 

レンタルオフィスを利用する人の大半は、スモールスタートで起業する方また個人経営の企業など、1人から数名のケースが多く、ビジネスを円滑に進めるためにも、バックオフィス業務をアウトソースすることができれば、営業活動や制作などに時間を割くことができるようになります。

 

そこで今回は、レンタルオフィスが提供している秘書代行サービスを詳しく解説するとともに、ハイグレードな秘書代行サービスを提供しているおすすめのレンタルオフィスをご紹介していきます。

 

レンタルオフィスの秘書代行サービスとはどんなもの?

レンタルオフィスユーザーから「重宝するサービス」として人気なのが秘書代行サービスです。

 

秘書代行サービスはレンタルオフィスの利用料金に含まれるものもあれば別途料金とされているものもあり、各運営会社によってサービス内容は異なりますが、一般的なレンタルオフィスの秘書代行サービスとしては

 

基本的な対応

・受付、レセプション対応

・かかってきた電話への応対、転送、報告

・届いたFAXへの応対、転送、報告

・来客のお茶出し など

 

オプション対応

・営業代行(テレアポ等)

・事務代行(資料作成等)

・通訳/翻訳 など

 

といったものがあります。オプション対応は企業の業務内容によってできることとできないことがあるため、利用を検討している場合には、秘書代行サービスを行っているレンタルオフィスに事前に確認しておくと良いでしょう。

 

秘書代行サービスを行っているレンタルオフィスの良し悪しを見るポイント

秘書代行サービスと言えばミドル?ハイグレードのレンタルオフィスで行われているサービスイメージがありますが、最近では安価なレンタルオフィスでも秘書代行サービスを行うところが増えています。

 

しかし秘書代行サービスのクオリティや内容は、しっかり吟味しないと逆に仕事が増えてしまうことになってしまいかねません。特に激安のレンタルオフィスでは、コストを削減する目的から秘書代行業務をアルバイトや派遣スタッフによって賄っていることが多く、教育研修が十分に行われていなかったり、応対スキルが低かったりするところが往々にしてあります。

 

上記のようなレンタルオフィスを契約した人の中には「電話秘書の対応が悪くてクライアントからクレームが来てしまった」、「郵便物の誤配送が頻繁にあって困る」、「公的機関からの重要な郵送物が紛失した」といったケースに遭遇してしまった不運なケースも。受付や電話応対業務は企業の顔ともいえる重要な部分ですので、応対スキルが著しく低いレンタルオフィスでは安心して業務を任せることができないばかりか、ビジネスチャンスを失いかねません。

 

契約したレンタルオフィスで秘書代行サービスを最大限活用する場合には、内覧時のスタッフの対応や電話をかけた際の印象などから判断することもできますので、応対レベルを事前にしっかり確認しておきましょう。

 

また海外の企業と取引を行うグローバルカンパニーであれば、海外からの電話がかかってきたり、FAXが届く場合があるでしょう。その際に少なくとも英語ができるスタッフがいるかどうかも重要なポイントとなります。

 

秘書代行業務を任せて安心!銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」とは?

東京都内には沢山のレンタルオフィスが存在していますが、その中でクオリティの高い秘書代行サービスを提供しているレンタルオフィスはどのようにして見つければいいのでしょうか?

 

一番はホームページでサービス内容をしっかりと確認することです。中でも

 

・運用実績豊富なレンタルオフィスかどうか

・秘書代行サービスの内容がしっかり記載されているかどうか

・秘書代行サービスの費用が明確にされているかどうか

 

といった点は注意してみる必要があります。もし不明点があれば直接レンタルオフィスに連絡を入れてみて確認することも必要です。

 

それでも、本当に適切なサービスが行われるか不安がある、といった方におすすめのレンタルオフィスが、銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。

 

「銀座ビジネスセンター」は2000年に運営スタート、20年以上にわたり豊富な実績を持つ業界の先駆者たるレンタルオフィス。法人登記や口座開設が可能であること、またバーチャルオフィス機能を備えたレンタルオフィスであり、中小企業経営者や士業の方、個人事業主、起業したてのスタートアップ企業など、幅広い方々に利用されています。

 

ロケーションも申し分なく、最寄り駅となる銀座駅からは徒歩1分、JR有楽町駅からは徒歩5分の立地にあり、都内各所へも不自由なく移動できるのが魅力。羽田空港や東京駅にも近いため、地方出張が多い方には利便性の高いレンタルオフィスです。

 

そんな「銀座ビジネスセンター」をおススメする理由について、以下に簡単にまとめてみました。

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質の高い秘書代行サービスが受けられるレンタルオフィス

アルバイトや派遣スタッフを雇って受付対応するレンタルオフィスも多い中、「銀座ビジネスセンター」の秘書代行サービスは、正社員の受注秘書が行っています。敬語やビジネスマナーをしっかりと身に付けたプロフェッショナルが会員企業のサポートを行うので、必然と企業イメージ向上にもつながります。

 

たとえば秘書電話代行において

 

・企業のイメージや事業内容に沿った丁寧な応対

3コール以内の受電を徹底

・会員の希望に合わせた電話報告(メール・電話など)

・海外企業との英語でのやり取り

 

などの充実したサービスにより、会員のビジネスを手厚くサポートします。

 

そのため利用している会員企業からは、

 

・どのサービスも丁寧かつ正確で間違いがない

・クオリティが高いので安心して秘書代行を頼むことができる

・クライアント受けがよい

 

といった高い評価を得ています。

 

月額1万円から秘書代行サービスが利用できるリーズナブルなレンタルオフィス

「銀座ビジネスセンター」は22の個室や会議室を必要な時に必要なだけ利用できる時間貸しレンタルオフィスです。会員となれば月額10,000円、25,000円、50,000円の3つのプランの中から、予算に合わせて最適なサービスを選べます。

月額10,000円プラン
バーチャルオフィスの機能をメインに利用したい人向けのプラン。

法人登記や銀行口座開設ができるだけでなく、郵便物や宅配物の受取・転送サービス秘書代行も受けられます。

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月額25,000円プラン
月額10,000円プランに電話・FAXサービスが追加されたプラン。

正社員の教育研修をしっかりと受けた秘書が、独自のCTIシステムを用いて柔軟に電話対応を行います。

 

月額50,000円プラン

月額25,000円のプランに加え20時間分(4人部屋利用計算)の部屋利用が付いているプラン。

ミーティングや商談で定期的に個室を利用したい方に最適です。

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いずれのプランでも秘書代行サービスが受けられますが、金額によって受けられるサービスが異なります。

 

また、入力業務や資料作成などの事務作業なども5分あたり500円で依頼することができるため、仕事が立て込んでいる際には外注に依頼する手間を考えれば秘書に依頼してしまうのも手です。

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まとめ

東京都内でハイクオリティな秘書代行サービスが受けられるレンタルオフィスを探しているなら、銀座エリアでありながらリーズナブルな価格で利用可能なレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」がおススメ。

 

「銀座ビジネスセンター」なら、ビジネスチャンスを逃さないよう秘書がしっかりサポートしてくれるので、安心して営業や販促活動、また制作・開発業務に専念できます。ぜひ一度検討してみてください!

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