起業したての企業や新プロジェクトに利用したいワークスペースとして人気が高まっているレンタルオフィス。
単に「スペースを貸すためだけの施設」というイメージを持っている人も多いと思いますが、実は利用者に代わって電話や受付の応対、郵便物・宅配物対応等を行ってくれる「秘書代行サービス」が受けられることはご存じですか?
レンタルオフィスを利用する人の大半は、スモールスタートで起業する方また個人経営の企業など、1人から数名のケースが多く、ビジネスを円滑に進めるためにも、バックオフィス業務をアウトソースすることができれば、営業活動や制作などに時間を割くことができるようになります。
そこで今回は、レンタルオフィスが提供している秘書代行サービスを詳しく解説するとともに、ハイグレードな秘書代行サービスを提供しているおすすめのレンタルオフィスをご紹介していきます。
目次
レンタルオフィスの秘書代行サービスとはどんなもの?
レンタルオフィスユーザーから「重宝するサービス」として人気なのが秘書代行サービスです。
秘書代行サービスはレンタルオフィスの利用料金に含まれるものもあれば別途料金とされているものもあり、各運営会社によってサービス内容は異なりますが、一般的なレンタルオフィスの秘書代行サービスとしては
基本的な対応
- 受付、レセプション対応
- かかってきた電話への応対、転送、報告
- 届いたFAXへの応対、転送、報告
- 来客のお茶出し など
オプション対応
- 営業代行(テレアポ等)
- 事務代行(資料作成等)
- 通訳/翻訳 など
といったものがあります。オプション対応は企業の業務内容によってできることとできないことがあるため、利用を検討している場合には、秘書代行サービスを行っているレンタルオフィスに事前に確認しておくと良いでしょう。
秘書代行サービスを行っているレンタルオフィスの良し悪しを見るポイント
秘書代行サービスと言えばミドル?ハイグレードのレンタルオフィスで行われているサービスイメージがありますが、最近では安価なレンタルオフィスでも秘書代行サービスを行うところが増えています。
しかし秘書代行サービスのクオリティや内容は、しっかり吟味しないと逆に仕事が増えてしまうことになってしまいかねません。特に激安のレンタルオフィスでは、コストを削減する目的から秘書代行業務をアルバイトや派遣スタッフによって賄っていることが多く、教育研修が十分に行われていなかったり、応対スキルが低かったりするところが往々にしてあります。
上記のようなレンタルオフィスを契約した人の中には「電話秘書の対応が悪くてクライアントからクレームが来てしまった」、「郵便物の誤配送が頻繁にあって困る」、「公的機関からの重要な郵送物が紛失した」といったケースに遭遇してしまった不運なケースも。受付や電話応対業務は企業の顔ともいえる重要な部分ですので、応対スキルが著しく低いレンタルオフィスでは安心して業務を任せることができないばかりか、ビジネスチャンスを失いかねません。
契約したレンタルオフィスで秘書代行サービスを最大限活用する場合には、内覧時のスタッフの対応や電話をかけた際の印象などから判断することもできますので、応対レベルを事前にしっかり確認しておきましょう。
また海外の企業と取引を行うグローバルカンパニーであれば、海外からの電話がかかってきたり、FAXが届く場合があるでしょう。その際に少なくとも英語ができるスタッフがいるかどうかも重要なポイントとなります。
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
詳細情報 | 施設名:レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
住所:〒104-0061 東京都中央区銀座6-6-1 銀座風月堂ビル5F 電話:0120-264-661 最寄り駅:
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オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
部屋数 | 22室 |
広さ |
- |
価格帯 |
すべてのプランで、個室利用は1時間1,760円 (月額55,000円:上記内容に部屋利用20時間分付きで、超過個室利用は1時間1,760円のプランもあります) |
備品、オプション | インターネット(Wi-Fi、有線LAN)、電話・FAX、カラー・モノクロコピー/プリンター、スキャナー、シュレッダー、PCプロジェクター、PCディスプレイ、ホワイトボード・コピーボード、キャビネット、ステーショナリーなど |
法人登記可否 | 可能 |
運営会社 | 会社名:株式会社アジル
住所:〒104-0061 東京都中央区銀座6-6-1 銀座風月堂ビル3F 電話:03-5537-5252 |
備考 | 2000年より運営を開始している銀座ビジネスセンターは、バーチャルオフィス+全22室(デスクワークルーム、ミーティングルーム(会議室、応接室)、セミナールーム)の時間貸しレンタルを行っている東京都内一等地銀座にあるレンタルオフィスです。常時10名程の質の高い秘書がハイクオリティなサービスを提供しています。銀座という誰もが知るエリアに自社オフィスを持つことができ、名刺やホームページに住所が記載できることでビジネスメリットを享受できます。
完全個室を、1時間1,760円で、独占利用できます。部屋は、常に清潔に保たれています。レンタルオフィスの中でも料金が比較的リーズナブルな銀座ビジネスセンターは、銀座駅からも至近でずっと通い続けられるレンタルオフィスです。 |
四ツ谷ビジネスガーデン
詳細情報 | 施設名:四ツ谷ビジネスガーデン
住所:〒160-0008 東京都新宿区四谷三栄町2-14 電話:03-3358-1913 最寄り駅:四ツ谷駅(JR各線、東京メトロ各線)より徒歩5分 |
オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
部屋数 | 会議室:1室(最大8名) |
広さ |
- |
価格帯 | レンタルオフィス:月額約40,000円~ |
備品、オプション | インターネット(Wi-Fi、有線LAN)、電話番号、FAX、複合機、給湯室、郵便受け、施設私書箱
※秘書代行サービス:受付、電話代行 |
法人登記可否 | 可能 |
運営会社 | 会社名:有限会社ビジネスガーデン
住所:〒160-0011 東京都新宿区若葉1-6-1 ビジネスガーデン四ツ谷アネックス内 電話:なし(各オフィスに直接問い合わせ) |
備考 | 1棟丸ごとレンタルオフィスにしている四ツ谷ビジネスガーデンは、1~4名様用の個室が用意されており、フリーランスや開業、副業としても最適なオフィスです。
平日9時~18時は、英語対応可能な受付スタッフが常駐しているので、来客対応はもちろん荷物の受け取りも任せて本業に集中できる環境が整っています。 このようなサービスだけ受けたいという場合も、バーチャルオフィス契約をすれば単体のみの利用も可能なのも魅力の1つ。 四ツ谷駅から徒歩4分というアクセスの良さと、周辺も落ち着いた環境の中でビジネスに取り組めます。 また、四ツ谷ビジネスガーデンはコストも抑えられるのが嬉しいポイントです。 初期費用は保証金(利用分の1ヶ月の料金)と初月の利用料のみ、退去時も原状回復費などはかかりません。 机・椅子などビジネスに必要なものは揃っているので、契約したその日からパソコン1つで仕事に取り組める環境が整っています。 |
METSオフィス新宿三丁目
詳細情報 | 施設名:METSオフィス新宿三丁目
住所:〒160-0022 東京都新宿区新宿5丁目11-1 電話:03-3355-3000 最寄り駅:
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オフィス形態 | レンタルオフィス |
部屋数 |
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広さ |
- |
価格帯 |
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備品、オプション | インターネット(Wi-Fi、有線LAN)、専用ポスト、パソコン、複合機用端子、複合機、コピー機、シュレッダー(3階に設置)、ウォーターサーバー(3階に設置)
※有料オプション:電話転送サービス、FAX、オフィス移転 |
法人登記可否 | 可能 |
運営会社 | 会社名:オリンピア興業株式会社
住所:〒160-0022 東京都新宿区新宿5丁目11-1 電話:03-3355-3000 |
備考 | METSオフィス新宿三丁目は、新宿三丁目駅から徒歩2分の自社ビルのレンタルオフィスです。 一般的なレンタルオフィスとは異なり、格安料金で拠点閉鎖リスクがないオフィスサービスを利用できるのが魅力です。最寄り駅である新宿三丁目から徒歩3分、新宿駅からも地下道を使えば天候が優れない日でもアクセスしやすい立地です。秘書代行サービスはプロのオペレーターが24時間365日、幅広い範囲まで対応可能してくれます。 オーダーメイド型となるので、電話一次受けはもちろん、夜間や早朝の電話受付や、バイリンガル対応、メールの確認・返信まで要望に合わせて対応してくれます。 入居オフィスは、1~6名用の完全個室(防音)と、18.4~31.7㎡の少人数向けオフィススペースの2種類から選べます。 全個室が個別空調・窓付きで24時間利用可能で、日夜を問わず自分のペースで仕事ができる環境です。 |
ワンストップビジネスセンター麻布十番店
詳細情報 | 施設名:ワンストップビジネスセンター麻布十番店
住所:東京都港区麻生十番1丁目2-7 ラフィネ麻生十番内 電話:03-6869-6147 最寄り駅:麻布十番駅(都営大江戸線・東京メトロ南北線)より徒歩1分」 |
オフィス形態 | バーチャルオフィス |
部屋数 | - |
広さ | - |
価格帯 | 月額4,800円~ |
備品、オプション | インターネット(Wi-Fi、有線LAN)、フリードリンク、会議室(プロジェクター、ホワイトボード、ミラー、コンボ、ハンガー) |
法人登記可否 | 可能 |
運営会社 | 会社名:株式会社ワンストップビジネスセンター
住所:〒107-0062 東京都港区南青山二丁目2番15号 ウィン青山 電話:03-4530-0373 |
備考 | ワンストップビジネスセンター麻布十番店は、起業家を応援する割引プランが設けられています。
具体的には、20代以下、女性、シニア、障がいがある人は、初期費用(入会金)と1ヶ月の利用料が無料となります。 都内でもネームバリューが高い麻生十番駅からも徒歩1分で、近隣には六本木ヒルズや泉ガーデンなども揃っていて便利な好立地です。 秘書代行サービスは、コールセンタースタッフが入居者に変わり対応してくれます。 入居者の屋号や法人名で電話を受けるので、自社の受付スタッフが対応しているような安心感を与えてくれます。 定期的な研修や専門的な訓練をしているスタッフなので、安心して業務に集中できる環境が整えられます。 また、受けた内容はメールで即時報告してくれるので、面倒な連絡の手間も必要ありません。 とくに郵便物を引き取りに行けるというのも他にはないポイントです。 バーチャルオフィス利用のみですが、その分コストも抑えて利用できるので港区のネームバリューを得たいという人におすすめなオフィスです。 |
UP オフィス
詳細情報 | 施設名:UP オフィス
住所:〒108-0074 東京都港区高輪3丁目10-2 グラスプラス高輪1F、2F、3F 電話:03-6721-6865 最寄り駅:高輪台駅(都営浅草線)より徒歩2分 |
オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
部屋数 |
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広さ |
- |
価格帯 |
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備品、オプション | インターネット(Wi-Fi)、複合機、給湯室、フリードリンク、ポスト、宅配ボックス、清掃 ※有料オプション:郵便物転送 ※秘書代行サービス:電話代行 |
法人登記可否 | 可能 |
運営会社 | 会社名:株式会社 池田山エステート
住所:〒108-0074 東京都港区高輪3丁目10-2 グラスプラス高輪5階 電話:03-6721-6865 |
備考 | UPオフィスは、シンプルなデザインが特徴の隠れ家的なレンタルオフィスです。
電話秘書サービスは、担当企業の窓口スタッフとして、電話受付はもちろん、クレームの一時対応やセミナーの受付、道案内など、自社スタッフが行う内容は対応範囲内として行ってくれます。 高クオリティにも関わらず、月々2,800円から対応してくれるところも嬉しいポイントです。 品川駅からも徒歩10分強でアクセスできるので、出張が多いフリーランスでも利用しやすい立地です。 全室完全個室の1~3名席が用意され、セキュリティ体制の整った環境を24時間365日利用できます。 会議室はミーティング、セミナー、イベントなど多岐にわたる利用も可能なので、小規模事業を営む人におすすめなオフィスと言えます。 |
秘書代行業務を任せて安心!銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」とは?
東京都内には沢山のレンタルオフィスが存在していますが、その中でクオリティの高い秘書代行サービスを提供しているレンタルオフィスはどのようにして見つければいいのでしょうか?
一番はホームページでサービス内容をしっかりと確認することです。中でも
- 運用実績豊富なレンタルオフィスかどうか
- 秘書代行サービスの内容がしっかり記載されているかどうか
- 秘書代行サービスの費用が明確にされているかどうか
といった点は注意してみる必要があります。もし不明点があれば直接レンタルオフィスに連絡を入れてみて確認することも必要です。
それでも、本当に適切なサービスが行われるか不安がある、といった方におすすめのレンタルオフィスが、銀座にある時間貸しレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター」です。
「銀座ビジネスセンター」は2000年に運営スタート、20年以上にわたり豊富な実績を持つ業界の先駆者たるレンタルオフィス。法人登記や口座開設が可能であること、またバーチャルオフィス機能を備えたレンタルオフィスであり、中小企業経営者や士業の方、個人事業主、起業したてのスタートアップ企業など、幅広い方々に利用されています。
ロケーションも申し分なく、最寄り駅となる銀座駅からは徒歩1分、JR有楽町駅からは徒歩5分の立地にあり、都内各所へも不自由なく移動できるのが魅力。羽田空港や東京駅にも近いため、地方出張が多い方には利便性の高いレンタルオフィスです。
そんな「銀座ビジネスセンター」をおススメする理由について、以下に簡単にまとめてみました。
質の高い秘書代行サービスが受けられるレンタルオフィス
アルバイトや派遣スタッフを雇って受付対応するレンタルオフィスも多い中、「銀座ビジネスセンター」の秘書代行サービスは、正社員の受注秘書が行っています。敬語やビジネスマナーをしっかりと身に付けたプロフェッショナルが会員企業のサポートを行うので、必然と企業イメージ向上にもつながります。
たとえば秘書電話代行において
- 企業のイメージや事業内容に沿った丁寧な応対
- 3コール以内の受電を徹底
- 会員の希望に合わせた電話報告(メール・電話など)
- 海外企業との英語でのやり取り
などの充実したサービスにより、会員のビジネスを手厚くサポートします。
そのため利用している会員企業からは、
- どのサービスも丁寧かつ正確で間違いがない
- クオリティが高いので安心して秘書代行を頼むことができる
- クライアント受けがよい
といった高い評価を得ています。
月額1万円から秘書代行サービスが利用できるリーズナブルなレンタルオフィス
「銀座ビジネスセンター」は22の個室や会議室を必要な時に必要なだけ利用できる時間貸しレンタルオフィスです。会員となれば月額10,000円、25,000円、50,000円の3つのプランの中から、予算に合わせて最適なサービスを選べます。
月額10,000円プラン
バーチャルオフィスの機能をメインに利用したい人向けのプラン。
法人登記や銀行口座開設ができるだけでなく、郵便物や宅配物の受取・転送サービス秘書代行も受けられます。
月額25,000円プラン
月額10,000円プランに電話・FAXサービスが追加されたプラン。
正社員の教育研修をしっかりと受けた秘書が、独自のCTIシステムを用いて柔軟に電話対応を行います。
月額50,000円プラン
月額25,000円のプランに加え20時間分(4人部屋利用計算)の部屋利用が付いているプラン。
ミーティングや商談で定期的に個室を利用したい方に最適です。
いずれのプランでも秘書代行サービスが受けられますが、金額によって受けられるサービスが異なります。
また、入力業務や資料作成などの事務作業なども5分あたり500円で依頼することができるため、仕事が立て込んでいる際には外注に依頼する手間を考えれば秘書に依頼してしまうのも手です。
まとめ
東京都内でハイクオリティな秘書代行サービスが受けられるレンタルオフィスを探しているなら、銀座エリアでありながらリーズナブルな価格で利用可能なレンタルオフィス「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」がおススメ。
「銀座ビジネスセンター」なら、ビジネスチャンスを逃さないよう秘書がしっかりサポートしてくれるので、安心して営業や販促活動、また制作・開発業務に専念できます。ぜひ一度検討してみてください!