必見！オンライン会議で押さえるべきマナー

コロナ禍でのテレワークやリモートワークを境に、オンライン会議の需要が一気に増大しました。現在はコロナが落ち着いているものの、遠方との会議や、わざわざ出向くほどのものではないレベルの会議にはオンライン会議が行われることも普通にあります。

そんなオンライン会議では、オンライン会議ならではのマナーが存在することはご存じでしょうか？
今回はオンライン会議のマナーについてお伝えしていきます。

そもそもオンライン会議とは？

オンライン会議とは、インターネットを通じて遠隔地にいる複数の参加者がリアルタイムでコミュニケーションを行う会議形態のことです。「Web会議」とは、ビデオ、音声、テキストチャット、画面共有などの機能を活用し、物理的に集まらなくても効果的な情報共有や意思決定が可能です。一般的なプラットフォームとして知られているものとして、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどがあります。

オンライン会議は従来のテレビ会議と違い、インターネットを介して行う会議であるため、参加者はパソコンやスマートフォン、タブレットなどネット接続可能なデバイスから参加することができます。最大1,000人までのビデオ参加者、10,000人のビューアーにも対応している強固なプラットフォームが魅力です。

最も人気のオンライン会議プラットフォーム「Zoom」

Zoomは、ビデオ会議やウェビナー、チャット、音声通話、ファイル共有などを提供するクラウドベースのオンライン会議プラットフォームです。個人から企業まで幅広いユーザーに利用されており、特にリモートワークやオンライン教育、グローバルなビジネス会議において重要なツールとなっています。

オンライン会議を行うことのメリット

オンライン会議を行うメリットとしては、次のようなものがあります。

場所に依存しない柔軟性

オンライン会議参加者は、どこにいてもネットに接続できる環境があれば会議に参加できるため、わざわざオフィスにいる必要がなく自宅からもアクセス可能です。これにより、リモートワークやグローバルな会議も容易に行えるようになります。

時間とコストの削減

オンライン会議では、物理的な移動が不要となるため、移動時間や交通費、宿泊費などを大幅に削減することができます。また、会議室の準備や会場の手配にかかるコストも不要です。

参加人数の制限が少ない

オンライン会議は物理的な会場の制約がないため大人数での参加が可能です。数百人規模の参加者がある会議でもスムーズに行うことができます。

生産性の向上

オンライン会議では、チャット機能、ファイル共有、画面共有などの機能が統合されており、リアルタイムで情報交換や資料の提示が行えます。これにより、会議の進行がスムーズになり、意思決定のスピードが上がります。

スケジュール調整が比較的簡単に

オンライン会議は物理的な会議と比べ、参加者のスケジュール調整が比較的簡単です。特に海外に在住の人が参加する場合においては時間の都合がつけやすくなります。

簡単な会議の記録・保存

オンライン会議には録画機能があり、会議の内容を簡単に記録することができます。これにより会議の振り返りや、参加できなかったメンバーへの情報共有が簡単に行えます。

オンライン会議のデメリット

一見すると便利な部分だらけに見えるオンライン会議ですが、メリットがあれば当然デメリットも存在します。オンライン会議におけるデメリットには以下のようなものがあります。

細かい要望やニュアンスが伝えにくい

「この部分をもう少し明るく」「ここの動きはもっと滑らかに」といった抽象的な指示や要望を伝えるのにオンライン会議はあまり適していません。もちろん、チャットや画面共有である程度はカバーできるものの、やはり対面において伝えるのと比べた場合、その伝達能力は劣ります。
抽象レベルのものを具体化する場合には、オンライン会議を避け、リアルな会議の場を持つほうが賢明です。ただし、海外の方との打ち合わせ等で物理的に難しい場合には、より鮮明な資料を作成するなど情報共有の方法を見直す必要があります。

オンライン会議のマナー

オンライン会議を円滑に進めるためには、次のような基本的なマナーを遵守することが大事です。オンライン会議は複数の参加者がいますので、自分だけが参加者の結束を逸脱するような行動は慎みましょう。

開始時間を守る

オンライン会議では、リアル会議同様、遅刻は厳禁です。開始時間の数分前にはログインして、機器の動作確認を行い、準備を整えておくことが重要です。たまにログイン後にマイクが入らない、音声が聞こえないといった人もいますので、事前に接続テストを行っておくと安心です。

周囲の環境に気を配る

オンライン会議は、自宅やレンタルオフィスなど静かな場所を選び、雑音や他の人が映り込まないように注意するようにしましょう。よくカフェからオンライン会議に参加する人を見かけますが、周りの雑音が騒がしくて音がよく聞き取れないことがあります。なお、自宅から参加する場合は映り込む可能性のあるものは整理するか、バーチャル背景を使用して清潔感のある見た目を保つことが望ましいです。

適切な服装を身に付ける

テレワーク中の方の場合には、オンライン会議を自宅から参加することもあるでしょう。しかし、ビジネスのオンライン会議においては、ビジネスパーソンとしての適切な服装を心掛けることは最低限のマナーです。カジュアルな服装でも構わない場合もありますが、相手に失礼のないよう、オンライン会議にふさわしい清潔感のある服装を選びましょう。

人の発言に覆いかぶさるようなことはしない

オンライン会議では、同時に複数の人が話すと非常に聞き取りづらくなるため、他の参加者が話している間は発言を控え発言するタイミングを待つことが大切です。また、ホストが進行する際にはその指示に従い、手を挙げるなどの機能を使うとよいでしょう。
一方で自身が発言しないときはマイクをミュートにしておくことが一般的なマナーとされています。これによって他の参加者に雑音や環境音を聞かせることを避け、会話が途切れるのを防げます。

画面からあまり目を逸らさない

オンライン会議は、リアルな会議に比べると、どうしても集中力が欠けやすい特性があります。パソコンを使っている人であれば、会議を聞きながら他の作業をしてしまうこともありますが、やはりしっかりと会議に参加することが参加者には最低限求められます。カメラがオンの状態のときは、相手に注意を向けていることを示すためにも、画面を見ていることが大事です。

通信環境の安定したところで接続する

Wi-Fi環境でオンライン会議に参加する場合、通信がプツンと切れてしまうことが往々にしてあります。有線の環境で接続するのがベストですが、最近は無線での接続が一般的のため、できるだけ通信環境の安定する場所を探して会議に参加するようにしましょう。