スマートフォンの普及により固定電話を使用しない企業もあり、法人向け固定電話の必要性に悩む企業も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は法人向け固定電話を利用するメリットや回線の選び方について解説します。
目次
法人向け固定電話を利用するメリット
実際のところ、スマートフォンや一般の電話機でも通常の業務には支障がないため必要性を感じないという人も多いのではないでしょうか。
そこで、法人向け固定電話をあえて導入するメリットを具体的に解説します。
電話業務の効率化
法人向け固定電話を導入すると、電話業務の効率化につながります。
具体的に効率化できるポイントは以下の通りです。
- 同時に複数の受発信ができる
- 部署によって電話番号を分けられる
まずひとつ目に、ビジネス用固定電話は同時に複数の受発信ができます。
たとえばコールセンターなど電話の受信・発信が多い場合、一度に〇回線までと制約があると業務が進まないことが想像できます。
さらに、ビジネス用固定電話は部署によって電話番号を分けられるのも大きなメリットと言えるでしょう。
とくに部署が多い会社では、代表電話に複数の部署宛の電話がくると転送の手間が生じます。
直接部署につながる番号があれば、電話を受けた人がそのまま回答できるので時間短縮にもつながります。
FAXを利用できる
法人用固定電話を導入すると、FAXが簡単に利用できるというのもメリットとして挙げられます。
オンライン化が進んでFAXを使う会社は減っていますが、いまだ利用している企業や店舗が全くないわけではありません。
とくに取引先がFAXを利用しているなら、導入しておくとやり取りがスムーズに進むでしょう。
従業員の仕事とプライベートが分けられる
法人用の固定電話を持たない会社では、会社用の個人携帯に連絡がいくことが多いです。
そうすると、場合によっては業務外や休日でも対応しなければならないという問題が出てきます。
また、固定電話があれば会社のホームページや問い合わせの連絡先として個人の連絡先を記載しなくて済むのでプライバシーやセキュリティのリスクも軽減できます。
信頼性を高められる
固定電話を取得しておくと、会社の信頼性を高めるのに効果的です。
たとえば新規顧客が取引に値するか、ホームページを見に来た場合に会社用の固定電話がないと「事業を本格的に行っているのか」判断がしづらくなります。
携帯電話番号を載せている企業もありますが、「簡単に変えられる携帯電話番号」では社会的信用が低くなることもあるでしょう。
結果として顧客損失にならないためにも、固定電話を取得しておくことをおすすめします。
法人向け固定電話がビジネスで有利になるシーン
法人向け固定電話が必要となるのは、主に社会的信用が求められるシーンです。
実際に法人用の固定電話がビジネスで有利になるシーンを具体的に紹介します。
法人銀行口座・法人用クレジットカードの開設
まず、法人用の銀行口座やクレジットカードを開設するときには法人専用の固定電話番号が必要になることがあります。
最近では、ネット銀行をはじめ法人用固定電話なしでも開設できるケースが増えてきているのは事実です。
しかし、固定電話があるかどうかで銀行側の信用度に影響があるので、固定電話がないことで審査に通らない可能性も高いので注意が必要です。
新規顧客や採用活動
新規顧客獲得や採用活動を積極的に考えている企業は、固定電話はあったほうが良いでしょう。
顧客となるユーザーや採用活動では、ホームページはもちろん会社概要までくまなくチェックされることが多いです。
そのときに、掲載されている番号が携帯電話だと「本当につながる番号なのか」「基盤がしっかりしていないので」と疑念を与えてしまうことも否めません。
法人向け固定電話を導入する注意点
ここまで法人用の固定電話を導入するメリットを紹介してきましたが、当然デメリットも存在します。
電話応対する人材が必要
法人向け固定電話を導入することで、電話応対をする人材が必要になります。
電話が鳴ったら電話を取り担当者に取り次いだり、不在であれば要件を聞いて伝言連絡するというやりとりが発生します。
間に人が入ることによって、内容の伝達ミスや作業中断などの業務効率化を下げることは事実でしょう。
リモートワークがメインの企業には向かない
リモートワークがメインの企業では、固定電話は使いにくいというのもデメリットとして挙げられます。
固定電話に対応するには、交代で出社をする、特定の番号への転送など対応スタッフに負担がかかります。
固定電話をアウトソーシングする方法や携帯電話の導入などの方法もありますが、追加でコストが発生するのは避けられないので、どのように運用するかを検討することが重要です。
法人向け固定電話の種類
法人向け固定電話を導入するときには、自社に合う電話回線を選ぶのが重要なポイントです。
今回は4つの回線についてメリット・デメリットを解説します。
アナログ回線
アナログ回線は従来から使用されている電話回線で、信頼性が高く長年にわたって使用されています。
通話品質は良好で、停電時でも使用可能な点が特徴です。
しかし、デジタル化が進む中で通信速度やデータ転送の面で限界があり、現在は使用している企業が少なくなってきています。
デジタル回線
デジタル回線は、音声信号をデジタルデータに変換して伝送する方式で、ISDN（Integrated Services Digital Network）が代表的です。
デジタル回線は、通話品質が高く多機能であるため多くの企業で利用されています。
ただし、導入コストが高くなる傾向があります。
IP電話
IP電話は、インターネット回線を利用して音声を伝送する電話システムです。
VoIP（Voice over Internet Protocol）技術を使用しており、通話コストが低いことが特徴です。
また、インターネット回線を利用するため、場所にとらわれずに利用できます。
ただしインターネット回線の品質に依存するため、通話品質が変動する可能性があります。
光回線
光回線は、通信速度と安定性が高く企業の多様なニーズに対応できることから現在最も主流となっている回線です。
光回線には光ファイバーを用いた光信号を利用することで、高速・大容量のデータ通信が可能です。
そのため、インターネット動画の視聴や大量のファイル転送などがスムーズに行えるのがメリットと言えるでしょう。
法人向け固定電話の選び方
法人向け固定電話を選ぶときには、企業の規模やニーズに合わせて適切な固定電話を選ぶことが重要です。
小規模企業であれば、コストを重視してIP電話、大規模企業であれば、安定性と通話品質を重視して光回線やデジタル回線を選ぶなど、ニーズによって選ぶべき回線は異なります。
また、固定電話の導入後も、トラブルが発生する可能性があります。
そのため、サポート体制が充実しているかどうかを確認しておきましょう。
とくに24時間対応のサポート、すぐに連絡できる手段があるかなど、トラブルが発生したときのサポートが整っているかどうかも判断基準になるでしょう。
まとめ
法人向け固定電話は、導入することで会社の信用性や業務効率の向上などメリットが多いのが特徴です。
会社専用の電話番号があれば金融機関の口座開設や融資にも有利に働くので、持っておくと便利と言えます。
一方で、リモートワークがメインの企業では固定電話の応対が特定の人に負担がかかるなど、デメリットがあるのも事実です。
企業の規模やニーズによって回線を選ぶと同時に、固定電話の運用についても考えておくと良いでしょう。
