会社のデスクの整理整頓は、忙しいと後回しにしてしまっている人も多いのではないでしょうか。
しかし、デスク周りが散らかっていると仕事の効率も低下し、デメリットしかないのが実際のところです。
そこで、この記事ではデスク周りを整理整頓するメリットや収納のポイントを解説します。
目次
会社のデスク周りが散らかる原因
職場のデスクが散らかっていると、業務効率の低下やストレスの原因となります。
まずはデスク周りが散らかる原因を紹介するので、当てはまるのもがないか確認していきましょう。
仕事に関係のない物を置いている
会社のデスク周りが散らかる原因として、仕事に関係ない物を置いていることが考えられます。
たとえばフィギュアや大量のお菓子の常備など、乱雑に置いているとデスクはいつまでも片付きません。
そのため仕事に関係ないものは厳選して場所を決めて収納し、デスク上には置かないなどの工夫が必要です。
不要な書類を処分していない
仕事をしていると気づいたら書類が溜まっているということもあるでしょう。
不要な書類はすぐに処分しないと他の書類と混ざり、余計に整理が面倒になってしまいます。
そのため使わなくなった書類や備品があれば、すぐに処分する癖をつけましょう。
物の置き場所が決まっていない
デスクが散らかる原因として、必要なものの保管場所が決まっていないことも挙げられます。
収納場所が決まっていないと、仕事をするたびに探す手間がかかり業務効率の低下にもつながります。
また、せっかく整理整頓しても収納場所を決めないとすぐに散らかってしまうことにもつながるので、どこに何を置くかを決めて整理するようにしましょう。
デスク周りを整頓するメリット
デスク周りを整頓すると仕事に集中できるなど、メリットしかありません。
それでは、具体的にメリットを見ていきましょう。
仕事に集中でき業務効率が上がる
デスク周りが整理整頓されていると、仕事に集中でき業務効率が上がります。
たとえば業務に関係ないものが目に入らないようになれば、気が散らず仕事に没頭できます。
またデスク周りが整理されていることで、広々とスペースを活用できるので資料を広げながら仕事を進めることもできるでしょう。
資料や書類などを無くさなくなる
デスク周りがきれいであれば、資料や書類を紛失しなくなるのも大きなメリットです。
大事な資料や書類を紛失すると、書類再作成の手間や情報漏えいのリスクもあります。
また、書類を紛失すると会社内の信頼にも影響するので注意が必要です。
会社での評価を上げるためにも「整理整頓」は重要な業務の一環として取り組みましょう。
デスク周りを整理するポイント
デスク周りを整理しておくと、仕事が効率的に進んで周りからも良い評価を得られます。
整理整頓されていることはメリットしかありません。
整理のポイントを抑えて、自分のデスク周りも整えてみてはいかがでしょうか。
使わない物はすぐに処分する
まず、整理整頓で重要なのは「不要なものはすぐに処分する」癖をつけることです。
とくに書類は溜まりやすく、不要になったものと必要なものが混ざってしまうことも多いでしょう。
不要になった書類は、その日中にシュレッダーをかけて処分すると散らかりません。
また「いつか使うかもしれない」と思って処分できないものは、期限を決めて処分するのもおすすめです。
必要な書類はデータ化する
書類関係はかさ張りやすく保管に場所を使うため、データ化してしまうのがおすすめです。
紙の書類が減ることで、デスク周りの整理整頓がしやすくなります。
一方で、データ化すると保管場所がわからなくなるリスクもあるので注意が必要です。
たとえばオフラインとオンラインなど複数の場所に保管する、保管する場合はフォルダにまとめて管理すると良いでしょう。
帰宅前にデスクを整理する
帰宅する前にデスクを整理する時間を作って、毎日整理整頓をするのも良いでしょう。
使った資料で要らなくなったものは処分し決まった場所に収納することで、自然とデスクは散らからなくなります。
デスク周りの収納アイディア
デスク周りを整理しても、収納方法が決まっていないとすぐに散らかる原因になります。
個人でも取り入れやすい収納術やアイテムを紹介するので、参考にしてください。
デスク上の収納方法
デスク上の収納方法は、小物をいかに散らかさずに保管できるかがポイントになります。
小物の保管には、たとえば「デスクマット」や「小物スタンド」を使うのがおすすめです。
デスクマットはデスクを汚れや傷から守るのはもちろん、業務効率を挙げるにも効果的なアイテムです。
デスクマットの中には、ペンを置く場所や充電コードを収納できるものもあり、散らかりやすいデスク周りを散らかさずに仕事ができるでしょう。
また、デスクマットは事務作業をする人におすすめで、ペンの書き味をよくしたりカッターを使用しても傷つく心配がありません。
ほかにもデスク周りの収納としては小物スタンドを使うのもおすすめです。
ポールペンやホッチキス、電卓などはすぐに使うので、引き出しにしまわずにデスク上に置きっぱなしにしている人も多いのではないでしょうか。
使うたびに小物スタンドにしまえば、すぐに取り出せるうえ、仕事中でもデスク上を広々と使えます。
また、小物スタンドに保管しておけば無くなったときにもすぐ気づけるので、業務効率向上にも役立ちます。
デスクの引き出しの収納方法
引き出しの収納は、主に小物類と書類を保管することが多いのではないでしょうか。
引き出しの1段目の高さがない場所には「小物類」、高さがある2段目・3段目には「書類」を保管することが一般的です。
まず、1段目の小物類を収納する場所には仕切りのついた収納ボックスを使うのがおすすめです。
小物類は散らかりやすいので、仕切りがついたタイプで収納したい物の大きさに合わせて収納すると良いでしょう。
つぎに書類ですが、書類自体をジャンルごとにファイリングしてからブックスタンドのような仕切り板で整頓するのがおすすめです。
書類が中でぐちゃぐちゃになることもなく、ファイル自体も自立するのでひと目で必要な書類が取り出せるようになるでしょう。
収納が足りない場合の収納方法
整理整頓しても自分のデスク周りでは収納が足りないということもあるでしょう。
そういった場合におすすめなのが収納ワゴンです。
収納ワゴンがあれば、書類や封筒、仕事で必要な本などを立てかけて保管できるので、できるだけ手元に置いておきたい書類がある場合にもデスク周りを散らかすことがありません。
まとめ
今回は、会社のデスク周りの整理整頓のポイントを紹介しました。
デスク周りが散らかっていると、集中力が低下、書類の紛失など業務効率の低下につながります。
しかし、ただ整理整頓しただけではすぐに散らかってしまうので、以下のポイントを抑えて整理するようにしましょう。
- 使わない物はすぐに処分する
- 必要な書類はデータ化する
- 毎日整理整頓してから帰宅する
散らかりがちな人も、整理するルールを決めることで自然ときれいなデスクを保てます。
デスク周りが整理整頓されていることはメリットしかありません。
この記事を参考に、デスク周りを整理整頓してみてはいかがでしょうか。
