取引先や企業にメールや郵便物を送る際、敬称として「御中」を使用することがあります。しかし、どのケースで「御中」を使うべきか正確に把握していない人も多いのではないでしょうか。「御中」と混同しやすい敬称としては「様」が代表的ですが、他にも「各位」「殿」「先生」などの敬称もよく見かけます。今回は、ビジネスの場で恥をかかないための「御中」の使い方について詳しく見ていきます。
目次
「御中」とは？
「御中（おんちゅう）」とは、日本語で手紙や書類を送る際、特定の個人ではなく団体や組織全体を宛先とする場合に使用される敬称です。通常、会社や団体、部署などに宛てた手紙やメールの宛名に用いられます。また、担当者の名前が分からない場合にも「御中」を使うことができます。 例えば、ある会社の総務部に手紙を送る場合、「株式会社〇〇 総務部 御中」のように記載します。この場合、「御中」はその部署全体に対する敬意を示しており、個人名を指定しない際に適しています。 もともと「御中」は日本語の「中」を敬称化した言葉で、「中」には「～の中」という意味があり、「御」はその前に付けて敬意を示すために使用されます。これにより「御中」は、「～の中にいらっしゃる方々へ」という意味合いで使われます。
「御中」の使用例
「御中」の使用例としては、以下のように記載すれば問題ありません。どのケースにおいても、宛名から少しスペースを空けて「御中」と記載します。
1.手紙の宛名
会社や団体に手紙を送る際に使用します。
例：
「株式会社〇〇 営業部 御中」 この場合、「営業部」のすべての関係者に対して手紙が送られていることを示します。
2.書類の宛名
申請書や報告書などの書類を特定の部署に提出する際に使用します。
例：
「△△市役所 税務課 御中」
この場合、「税務課」の全体に対して書類を提出していることを示します。
3.メールの宛名
メールで会社や団体に連絡する際も、手紙や書類送付と同様に使用します。
例：
「件名: 見積依頼について
株式会社○○ 御中」
この場合、会社全体や特定の部署全体にメールを送信していることを示します。
御中でなくて「様」を使用する場合
個人名が特定されている場合や、宛先が個人である場合には「御中」ではなく「様」を敬称として使用します。「様」は相手に対する敬意を表す敬称であり、個人名の後に「様」をつけるのが一般的です。
「様」が使用される場面としては、以下のようなケースがあります。
1.手紙やメールでの宛名
個人に対して手紙やメールを送る場合、その人の名前の後に「様」をつけます。これにより、相手に対する敬意を表します。
正しい使用例：
「山田 太郎 様」 「佐藤 花子 様」
2.顧客や取引先とのやり取り
ビジネスシーンにおいては、顧客や取引先の個人に対し敬意を表すために使用します。特に、初対面の方に対する手紙やメール、また正式な場面で使用されます。
正しい使用例：
「株式会社〇〇 山田 太郎 様」
3.文書の宛名
提案書や報告書などを特定の個人に提出する際にも、その人の名前の後に「様」を付けます。
正しい使用例：
「〇〇株式会社 営業部 山田 太郎 様」
4.名刺交換後のフォローアップ
名刺交換をした後に、メールや手紙でフォローアップをする際には、相手の名前に「様」をつけます。
正しい使用例：
「山田 太郎 様
昨日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
「様」を使う際の注意点
「様」を使用する際には、以下の点に注意する必要があります。
複数の人にまとめて「様」を付けない
複数の人物に手紙やメールを送る際は、それぞれの名前の後に「様」を付ける必要があります。まとめて一つの「様」を使うことは避けましょう。
間違った使用例：
「山田 太郎、佐藤 花子 様」
敬称の重複を避ける
「様」は敬称の一つであり、他の敬称と重ねて使用するのは適切ではありません。複数の敬称を併用しているケースが見られますが、使用する際には注意しましょう。
間違った使用例：
「山田 太郎 様 先生」
「様」と役職名を併用しない
ビジネスの現場では、役職名を付けてメールや手紙のやり取りを行うことが多々あります。通常は役職名が敬称として機能するため、「様」をつけないのが一般的です。ただし、役職名が敬称に含まれない場合は「様」を使用します。
正しい使用例：
「山田 太郎 部長」
「〇〇会社 社長 〇〇様」
その他「御中」と混同しやすい敬称
「御中」や「様」以外にも混同されやすい敬称がいくつかあります。それらについても一通りご紹介しておきましょう。
各位
「各位」とは、複数の人に対して広く敬意を示す敬称です。個別の名前を列挙せずに、複数の人全員に宛てたメッセージや案内で使用されます。「皆様」に近い意味合いがありますが、より正式な表現として使われることが多いです。
注意点として、「各位」自体に敬意が含まれているため、「様」などの他の敬称を併用する必要はありません。そのため、「各位様」といった表記は誤りです。
正しい使用例：
「関係者各位」
「取引先各位」
殿
「殿」は、相手に対する敬意を示す敬称のひとつで、ビジネスや公的な場面で使用されることが多い表現です。かつては主に目上の人や身分の高い人に対して使用されていましたが、現代では「様」よりもややフォーマルで格式高い印象があります。ただし、ビジネスシーンでは「様」を使う方が無難な場合もあるため、使い方には注意が必要です。
正しい使用例：
「株式会社〇〇 代表取締役 山田 太郎 殿」
先生
「先生」は、医師、弁護士、教授、教師、政治家などの専門職や権威を持つ人に対する敬称として広く使用されます。特にメールで「先生」を敬称として使う場合、相手に対する敬意を適切に伝えることが重要です。
「先生」を使用する際には、敬称の重複を避ける必要があります。「山田 太郎 先生様」といった表現は誤りですので、注意しましょう。
正しい使用例：
「〇〇高等学校 山田 太郎 先生」
返信用封筒に「〇〇 行」と書かれている場合は「御中」に書き直して返送を
返信用封筒が届いた場合、「〇〇 行」と記載されていることがあります。「行」と書かれた封筒やはがきは、宛先が記載されていない場合に使用されることが多く、受取人が記載することを前提としています。 返信用封筒を受け取った際には、「行」の部分に二重線を引き、その横に「御中」と書き直してから投函するのがマナーです。ビジネス文書では、「御中」を使用することで正式な敬称を用い、相手に対する礼儀や敬意を示すとされています。
まとめ
ビジネスメールや書類での「御中」と「様」の使い方については、経験豊富なベテラン社員であっても悩むことがあるかもしれません。正しい使い方を理解することで、ビジネスシーンでのコミュニケーションをより円滑にし、無用な誤解や失礼を避けることができます。
使い方：
「御中」…企業や団体、部署宛てに使用
「様」…個人宛てに使用
ビジネスシーンにおいて、これらの使い方をしっかりと覚えておくことで、誤った宛名書きによる混乱や誤解を防ぐことができます。また、適切な表現を使うことで、相手に対して敬意を示し、良好な関係を築くことができるでしょう。新入社員はもちろんのこと、経験豊富な社員でも、基本的なルールを再確認することは大切です。
このように、「御中」と「様」の使い方を理解し、ビジネスシーンでの適切な表現を心がけることで、プロフェッショナルな印象を与えることができ、円滑なコミュニケーションを実現することができます。正しい使い方をしっかりと身につけることで、ビジネス上のトラブルや誤解を避けるとともに、相手に対する配慮を示すことができるでしょう。
