敬語の使い方

敬語はビジネスシーンにおいて相手への敬意を示す普遍的なルールの一つです。しかし、使い方を間違えると、相手に失礼にあたるだけでなく自身の信頼性を損なうことにもつながります。適切な敬語の使い方を身につけることは、円滑なコミュニケーションを図る上でも非常に重要です。

本記事では、敬語の正しい使い方について詳しく解説します。

敬語とは？

敬語には大きく分けて「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。それぞれの役割や使い方を理解することで、相手に対して適切な敬意を示すことができます。

尊敬語

尊敬語とは、相手や第三者の行動や状態を高めて表現するための敬語です。相手に敬意を示す際に用いられ、「いらっしゃる」や「おっしゃる」などがその代表例です。例えば、上司が話をしたことを伝える場合には「○○部長がおっしゃいました」という形になります。この表現は、相手やその行為自体を敬う意図が込められています。

謙譲語

謙譲語とは、自分の行為をへりくだって表現し、相手を立てるための敬語です。たとえば、自分が相手のところに行くことを「伺う」と表現するのは謙譲語にあたります。ビジネスシーンでは、顧客や取引先に対して自分の行動を低めに表現することで、相手を尊重する姿勢を示すことができます。

丁寧語

丁寧語とは、「です」「ます」「ございます」などを使い、言葉全体を丁寧に整える表現です。これらは、日常的な会話でも広く使われ、相手に対して失礼のない印象を与えるための基本的な敬語と言えます。「これは資料です」といった表現がその典型例です。
これら3種類の敬語を適切に組み合わせることで、状況や相手に応じたコミュニケーションが可能で、ビジネスでは特にこれらの使い分けを正確に行うことが信頼構築の鍵となります。

よく使用される敬語一覧

一般的によく使用される言葉の尊敬語、謙譲語、丁寧語を一覧にまとめてみました。

敬語使用上の注意

ビジネスシーンでは、敬語の使い方が相手への信頼や自分の印象に大きく影響します。適切に使うことができれば円滑なコミュニケーションは可能ですが、誤った使い方は相手に違和感を与えたり、自身の評価を下げる原因となることもあります。

ビジネスにおける敬語使用の注意点には、次のようなものがあります。

過剰な敬語や二重敬語を避ける

敬語を過剰に使うと、不自然な表現になることがあります。特に二重敬語は誤用の一例です。たとえば、「おっしゃられる」や「伺わせていただきます」などは、正しい敬語ではありません。簡潔で正確な表現を心掛けることはとても大切です。

丁寧語だけに頼らない

「～です」「～ます」などの丁寧語は非常に便利であるものの、相手や場面に応じて尊敬語や謙譲語も適切に使い分ける必要があります。たとえば、取引先への報告で「社長が言いました」というと失礼にあたるため、「社長がおっしゃいました」と言い換えるべきです。

相手との関係性を考慮する

敬語の使い方は、相手との関係性によっても変わります。具体的には、上司や取引先には尊敬語を用い、自分や自社の行動については謙譲語を使うのが基本です。特に社外の人に対して自社の上司や同僚を持ち上げる表現をすると逆に失礼になります。

適切な場面で使う

敬語を使用する際は、使うべき場面と砕けた言葉でもよい場面を見極めることが重要です。特に社内で同僚や後輩に対して過剰な敬語を使うと、距離を感じさせる場合があります。一方で、初対面の顧客や取引先には失礼のないように丁寧な敬語を心がけましょう。

定型文に頼りすぎない

マニュアル的な敬語の使用は相手に機械的な印象を与えることがあります。たとえば、「お世話になっております」などの挨拶はビジネスの基本ですが、状況に応じた言葉を付け加えることで、より好印象を与えることができます。

ビジネスの現場で間違いやすい敬語5選

ビジネスシーンで間違って使われている敬語は結構あります。ここでは代表的なものを5つ挙げて紹介します。

ご苦労様です

「ご苦労様です」は目上の人に対して使われがちですが、これは基本的に目下の人に対して労をねぎらう言葉です。正しい使い方としては、目上の人や同僚に対しては「お疲れ様です」を使いましょう。さらに、取引先などには「いつもお世話になっております」や「ありがとうございます」が適切です。

了解しました

「了解しました」を上司や取引先など目上の人に使うのは不適切です。命令を受けるようなニュアンスが含まれ、失礼にあたります。目上の人には「承知しました」や「かしこまりました」を使うのが丁寧です。

お名前を頂戴してもよろしいでしょうか

「お名前を頂戴しても」と言うと、相手の名前を「もらう」というニュアンスが強く、失礼になることがあります。よって、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と言い換えるのが自然で丁寧です。「伺う」は謙譲語として適切に相手を立てます。

とんでもございません

感謝や謝罪の返答で「とんでもございません」と言うのは、文法的に誤りです。「とんでもない」という形容詞に「ございません」をつけるのは不適切です。この場合、「とんでもないことでございます」や「とんでもないことでございます。恐縮です」などと表現しましょう。

お伺いさせていただきます

「伺う」自体は謙譲語であり、すでに敬意が含まれているので、「お伺いさせて」とすると二重敬語となり、冗長で不自然です。こういうケースでは、シンプルに「伺います」や「お伺いします」と表現しましょう。

まとめ

ビジネスにおいて、敬語を正確に使えないと、対峙する相手に常識や礼儀に欠けている印象を与えてしまう可能性があります。特に取引先や目上の方との会話では、適切な敬語が信頼を築く基盤となります。

不安な表現や使い方に自信がない場合は、基本をしっかり学び直し正しい敬語を身につけましょう。適切な敬語の使用は、自分の評価だけでなく、会社や組織の印象にも影響を与えるため、日々意識して磨くことが大切です。