仕事が変わる！ほうれんそう(報告・連絡・相談)徹底活用術

ビジネスパーソンにとって、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をまとめた「ほうれんそう(報・連・相)」は基本的なスキルのひとつ。仕事の実務を覚えるのと同様、このスキルを学ばないことには、円滑に仕事を行っていくことは難しいとも言われています。

しかしながら、ほうれんそうという言葉は知っていても、その具体的な内容まで踏み込んで理解している人はどれくらいいるのでしょうか？実はそれほどわかっておらず「なんとなく」使っているという人も多いのではないでしょうか。

本記事では、ほうれんそう(報告・連絡・相談)の意味や活用のポイントについて詳しくお伝えしていきます。

ほうれんそう(報告・連絡・相談)の基本的な意味

ほうれんそうが持つ基本的な意味としては次の通りです。

報告・・・業務の進捗状況や結果を上司や関係者に伝えること
連絡・・・必要な情報や変更点を関係者間で共有すること
相談・・・問題や疑問点が生じた際に、適切な人に意見や助言を求めること

報告とは？

報告とは、ビジネスで自分が担当する業務の進捗状況、結果、発生した問題点やその解決策などの情報を上司や関係者に伝える行為のことを指します。報告をきちんと行うことで、組織内の情報共有を円滑にし、適切な意思決定や業務の効率化を促進するために重要な役割を果たします。
報告の目的としては、業務の進捗や結果を他のチームメンバーと共有することで、組織全体の状況把握を容易にします。その結果、上司や関係者が適切な判断を下すことができます。またトラブルや課題を抱えている場合には、それを迅速に報告することで早期対応が可能となります。

連絡とは？

連絡とは、業務やプロジェクトに関する情報を、必要な相手に適切なタイミングで伝えることを指します。
連絡の目的としては、現在抱えている仕事に関する情報をチームメンバーと共有し、関係者全員が同じ情報を持って業務を進めることを可能にすることです。連絡が適切に行われれば、ミスの防止や業務の円滑な進行、迅速な意思決定が可能となります。

相談とは？

相談とは、一人での解決が難しい何らかの問題や疑問、判断に迷うことがある際に、他者に意見や助言を求める行為のことを指します。相談は組織やチームの中で情報を共有し、最適な解決策を見つけたり適切な意思決定を行ったりするために重要な手段で、特に複雑な問題や新しい状況に対し、上司や同僚の知識や経験を活かすことによってより良い結果を導くことを可能にします。

ほうれんそう(報告・連絡・相談)が重要な理由

ほうれんそうが重要である理由は、業務の効率化、リスクの軽減、信頼関係の構築、迅速な意思決定、問題解決力の向上にあります。ほうれんそうを徹底することで、組織やチームがより円滑に機能し、最良の結果を得ることが可能となります。また、ビジネス環境が変化しやすい現代において、ほうれんそうは情報の流れをスムーズにし、適応力を高めるために不可欠です。複雑化した現代のビジネスにおいて、ほうれんそうが行われないでビジネスを完結することはほぼありえません。分業化された仕事を遂行しつつ、大きなプロジェクトを成し遂げていくため、ほうれんそうは欠かすことのできない行動のひとつと言えるでしょう。

ほうれんそう(報告・連絡・相談)に必要なスキル

ほうれんそうを行うには次のようなスキルがあると便利です。これらのスキルは義務教育の場で学べるものではないため、独学や経験を通して身に付いていくものとなります。

プレゼンテーションスキル

プレゼンテーションスキルとは、自分の意見やアイデア、情報を効果的に他者に伝え、相手に理解してもらうための能力のことを指します。プレゼンテーションスキルは、言葉だけでなく声のトーンやジェスチャー、視覚的なサポート、態度などさまざまな要素を駆使し、自分のメッセージを相手に強く印象付け、説得力を高めるためにもとても重要です。
ビジネスシーンにおいて、自分の主張を通すためになくてはならないスキルとなります。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルとは、自分以外の他者に情報や考え方を伝えて理解し合うための能力のことを言います。コミュニケーションスキルは、ビジネスや日常生活においてとても重要であり、口頭や書面による言葉での伝達や、ジェスチャー、表情、態度といった非言語的な手段を使って円滑なやり取りを行います。コミュニケーションスキルが高い人ほど相手との関係を築きやすく、チームや組織での協力を促進し、問題解決や意思決定をスムーズに進めることができます。
なおコミュニケーションスキルは、概念自体を本などから学ぶことはできますが、最終的には場数を積んでいくしかありません。失敗を覚悟で人と向き合っていくことがコミュニケーションスキル向上には大事です。

論理的思考力

論理的思考力とはロジカルシンキングとも呼ばれるもので、情報や事実をもとに筋道を立てて考え、合理的な結論や解決策を導き出す能力のことを言います。論理的思考力持ってものごとを考えられる人は、複雑な問題や課題をきっちりと整理し、因果関係を明確にしながら矛盾のない形で問題解決を図ることができます。論理的思考力はビジネスや学問、日常生活でも役立ち、特に意思決定や問題解決、説得において重要な役割を果たします。
論理的思考力のトレーニングはビジネススクール等で学べることも多いため、体系だった学びを得たい場合には参加してみるのもよいでしょう。

傾聴力

傾聴力とは、相手の話を注意深くかつ積極的に聴く能力のことを指します。単に相手の話を聞くのではなく、話の意図や感情を理解しようとする姿勢を大切にしなければなりません。この傾聴力をビジネスの場で発揮すると、話し相手に対し「自分の話をきちんと聞いてくれている」という安心感や信頼感を与えることができます。

ほうれんそう(報告・連絡・相談)を行う際に気をつけるべきポイント

ほうれんそうはビジネスの現場で、遵守したいスキルであることは当然ですが、次のような点については気をつける必要があります。

過度なほうれんそうは避ける

なんでもかんでも「報告」「連絡」「相談」を行うことがよいわけではありません。すべてのアクションにおいてほうれんそうを実行していたら自身だけでなく周りの業務をストップさせてしまいます。ある程度の部分は自分で考えて行動し、どうしても解決が難しいものについてのみほうれんそうを行うべきです。

情報を埋もれさせない

現代のような情報過多の時代では、必要以上の情報が飛び交っているため、本当に大事な情報を見失ってしまう恐れがあります。そのため、情報やタスク管理についてはChatworkやBacklogなどのグループウェアなどを活用し、クラウド管理することで重要事項を埋もれさせない形を実現します。

まとめ

ほうれんそうは、効果的に活用することで業務効率の向上やリスクの低減、信頼関係の構築につなげることができます。しかしその一方で、何でもかんでも、ほうれんそうを実行すればよいというわけではない、という点も考えておくことが必要です。この点は、所属する会社のメンバーや環境に応じた柔軟な運用が求められるといえるでしょう。