バーチャルオフィスとは、いわゆる「仮想の事務所」を手に入れることができるサービスです。比較的知名度の高いエリアにあるバーチャルオフィスを利用すれば、通常契約ではコストが高く、オフィスを借りることができない方でも、そのエリアに事業所アドレスを持つことができます。
そんなバーチャルオフィスは、郵便物・宅配便の転送や電話取り次ぎ、コンシェルジュなど様々なサービスを受けられるところも多いですが、郵便物・宅配便の転送サービスは、レンタルオフィスごとにルールが定められており、一部受け取れない書簡があったり、一定の数量以上は別料金が必要になったりするケースもあります。
今回は、バーチャルオフィスが提供するサービスの中で、「郵便物・宅配便のルール」や「注意点」について見ていくとともに、おすすめのバーチャルオフィスの選び方について紹介していきます。
目次
郵便物の受取・保管・転送ができるバーチャルオフィスと私書箱の違い
先述した通り、バーチャルオフィスの多くは住所貸しをしながら、郵便物や宅配便の受け取りを行ってくれるサービスを展開しています。しかし、郵便物や宅配便の受け取りだけであれば私書箱でいいのでは？と思う方も多いのではないでしょうか。
私書箱とは、郵便物や民間の業者が郵便物の保管や転送を行ってくれるサービスを指します。私書箱の目的は、あくまでも郵便物や宅配便の保管と転送であり、バーチャルオフィスのようにその他サービスは付帯されていません。つまり、会社登記や法人登記をするのに必要な住所や電話の取り次ぎなどを求める場合には、レンタルオフィスが適しているということになります。
とはいえ、中には「法人登記や会社登記としての住所利用は不要だ」「ビジネスで利用するわけではない」といったように個人的な利用が目的の方もいると思いますが、その場合には私書箱を選んでも問題はありません。
バーチャルオフィスにおける郵便物・宅配便のルール
バーチャルオフィスでは、郵便物や宅配便を受け取ってから利用者に転送されるまで、以下のような流れがあります。
- 利用者宛に到着した郵便物や宅配便を保管、管理する
- 指定したメールアドレスや電話番号宛に郵便物が到着した旨を連絡
- 利用者の指示に基づき、発送・保管・破棄を行う
これだけ見ると非常にシンプルで便利に感じるバーチャルオフィスですが、実際には郵便物や宅配便の受取、転送に関して運営会社ごとにさまざまなルールが決められています。
たとえば、
- ある一定の転送量を超えると、それ以降は月額料金とは別に料金が発生する
- 郵便物や宅配便の到着連絡は、平日のみの対応
- 本人確認が必要な郵便物、宅配便は受け取り不可
- 現金書留、電信為替、着払い、内容証明などの法的書類は対応不可
- 備え付けの郵便受けに入らないサイズの荷物は一律で不在票対応
- 直接受け取りを希望する場合には、日時の事前予約が必要
- １週間に1回だけ無料で配送
といったものです。
これらのルールはどのバーチャルオフィスも一律というわけではなく、運営会社・契約したプラン・条件によって異なる場合があります。なかには「〇枚までの転送料はプラン内に含まれていると思っていたが、実際はオプション料金で、予想以上に高い金額を請求されてしまった」というケースもあり、事業内容や利用頻度と照らし合わせ、契約条件を確認しておく必要があります。
郵便物や宅配便の転送を行ってくれるバーチャルオフィスを選ぶ際の注意点
バーチャルオフィスを選ぶ際に注意しなければならないのは、受取・転送のルールだけではありません。ミスなく転送してくれるか、スピーディに対応してくれるか、といった点も見逃せないポイントです。
一概には言えませんが、値段で勝負する格安のバーチャルオフィスと比べて、月額料金が高いバーチャルオフィスはサービスクオリティが高い傾向にあります。たとえば、値段が高めのバーチャルオフィスと格安バーチャルオフィスを比較してみると以下のようになりました。
- 利用料金に郵便物や宅配便の転送サービス料金がすべて含まれる場合が多い
- 郵便物や宅配便の転送を、秘書がスピーディかつ正確に行う
- お急ぎ便として速達で郵送するといった、臨機応変な対応をしてくれる
- 書留郵便や海外郵便などにも対応してくれる可能性がある
- サービスの質が高く、利用満足度も高い
- 郵便物や宅配便の転送サービスはオプション料金である場合が多い(1通あたり〇円、1回/週の転送で〇円など)
- 郵便物や宅配便の転送においてスピード感に欠ける
- 郵便物や宅配便の誤送が頻繁に起こりやすい
- 速達希望の場合は別途料金が上乗せされる場合がほとんど
- 書留郵便対応が不可の場合が多い
このように、比較的高い値段のバーチャルオフィスと格安バーチャルでは、サービス内容に大きな違いがあることがわかります。もちろん、郵便物や宅配便は直接受け取るので、サービスクオリティにはこだわらないという方は、格安のレンタルオフィスでも問題ないでしょう。とはいえ、郵便物や宅配便の受取・転送が遅延してしまうとビジネスに大きな影響を与える可能性もありますので、バーチャルオフィスの利用用途や予算などに合わせて選ぶことが大切です。
郵便物対応してくれるバーチャルオフィスオフィス5選
バーチャルオフィスの魅力は、郵便物の受け取りや転送を驚くほど簡単かつ効率的に行える点にあります。
郵便物の保管料がかからない、転送回数の制限など、各バーチャルオフィスによって異なるので、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶのがおすすめです。
また来店受取りが可能なバーチャルオフィスなら、来店受取りするだけで郵便物の転送料金がかからないというメリットもあります。
そこで、今回は柔軟な郵便物対応をしてくれるバーチャルオフィスを5つピックアップして紹介します。
レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
| 詳細情報 | 施設名：レンタルオフィス銀座ビジネスセンター
住所：〒104-0061 東京都中央区銀座６-６-1 銀座風月堂ビル5F 電話：0120-264-661 最寄り駅：
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| オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
| 部屋数 | 22室 |
| 広さ |
- |
| 価格帯 |
すべてのプランで、個室利用は1時間1,760円 （・月額55,000円：上記内容に部屋利用20時間分付きで、超過個室利用は1時間1,760円のプランもあります） |
| 備品、オプション | インターネット（Wi-Fi、有線LAN）、電話・FAX、カラー・モノクロコピー/プリンター、スキャナー、シュレッダー、PCプロジェクター、PCディスプレイ、ホワイトボード・コピーボード、キャビネット、ステーショナリーなど |
| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：株式会社アジル
住所：〒104-0061 東京都中央区銀座6-6-1 銀座風月堂ビル3Ｆ 電話：03-5537-5252 |
| 備考 | 2000年より運営を開始している銀座ビジネスセンターは、レンタルオフィス/バーチャルオフィス＋全22室（デスクワークルーム、ミーティングルーム（会議室、応接室）、セミナールーム）の時間貸しを行っている東京都内一等地銀座にあるレンタルオフィスです。常時10名程の質の高い秘書がハイクオリティなサービスを提供しています。銀座という誰もが知るエリアに自社オフィスを持つことができ、名刺やホームページに住所が記載できることでビジネスメリットを享受できます。
月額利用料金は11,000円から、さまざまなプランがあります。また、完全個室を1時間1,760円で独占利用できます。部屋は、常に清潔に保たれています。 レンタルオフィスの中でも料金が比較的リーズナブルな銀座ビジネスセンターは、銀座駅からも至近でずっと通い続けられるレンタルオフィスです。法人登記も可能なため、銀座アドレスを活用してビジネスを効果的に展開できるのが魅力です。 |
GMOオフィスサポート目黒店
| 詳細情報 | 施設名：GMOオフィスサポート目黒店
住所：〒153-0064 東京都目黒区下目黒1-1-14 コノトラビル7F 電話：03-6670-8934 最寄り駅：目黒駅（JR山手線、東急目黒線、東京メトロ南北線、都営地下鉄三田線）より徒歩2分 |
| オフィス形態 | バーチャルオフィス |
| 部屋数 | - |
| 広さ | - |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション |
※郵便物転送頻度はプランによって異なります。 なお転送料金の詳細は下記のとおり。
※有料オプション
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| 法人登記可否 | 可能（月額1,650円～） |
| 運営会社 | 会社名：GMOオフィスサポート株式会社
住所：〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-2-3 渋谷フクラス 電話：03-6670-8934 |
| 備考 | 郵便物のボリュームに応じて「月1・隔週・週1」の転送プランから選択可能なのが嬉しいポイントです。
郵送物が少なければ月額1,650円から利用できますし、ビジネスが軌道に乗って転送回数を増やすのも可能なので、使い続けると考えても便利です。 郵便物転送については、150g以内なら無料それ以上の場合は内容により別途料金がかかります。 しかし、前営業日までに予約をすることで来店しての直接受取りも可能です。 また、郵便物を写真でお知らせするオプションもつけられるのもおすすめポイントの1つと言えます。 届いた郵便物の写真をマイページ上で確認でき、すぐに必要な郵便物なら1通あたり550円で即時転送（翌営業日までに対応）も可能です。 ほかにも、不要な郵便物があれば無料で破棄対応もしてくれるので、余計な手間がなく便利です。 このように、郵便物の対応に優れているのに月額費用を安く利用できるのもバーチャルオフィスとしてのポイントが高い所です。 |
ワンストップビジネスセンター 品川店
| 詳細情報 | 施設名：ワンストップビジネスセンター 品川店
住所：〒108-0074 東京都港区高輪4-23-6 ハイホーム高輪内 電話：03-6869-6232 最寄り駅：品川駅（JR各線、京急線、新幹線）より徒歩4分 |
| オフィス形態 | バーチャルオフィス |
| 部屋数 | - |
| 広さ | - |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション |
※有料オプション
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| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：株式会社ワンストップビジネスセンター
住所：【東京本社】〒107-0062 東京都港区南青山2-2-15 ウィン青山 電話：03-4530-0373 |
| 備考 | ワンストップビジネスセンターでは、会員に届いた郵便物は毎週水曜日に無料で転送され、基本プランに含まれるサービスで追加手数料は不要です。 ただし、100gを超える郵便物や大きな宅急便については無料転送の対象外で、レターパックまたはヤマト運輸の着払い宅急便で送付されることになります。 また、急ぎで受け取りたい場合、品川店の場合は青山店での受け取りが可能です。 到着報告については、平日11時・13時・17時に自動配信され、会員専用サイトで「差出人・表書き・品名・大きさ」などが確認できます。 また、確認したうえで即時転送してほしいなどの要望にも対応しているのも嬉しいポイント。（別途料金が発生します） 商品サンプル、事業資料、重要書類などの緊急で必要な郵便物も最短即日転送してくれます。 書留などのサインが必要な郵便も受取りしてもらえるので、2度手間不要です。 |
レゾナンス 青山店
| 詳細情報 | 施設名：レゾナンス青山店
住所：〒107-0061 東京都港区北青山1丁目（詳細住所は契約者のみ紹介） 電話：03-5414-3355 最寄り駅：青山一丁目駅（東京メトロ銀座線・半蔵門線、都営大江戸線）より徒歩1分 |
| オフィス形態 | バーチャルオフィス |
| 部屋数 | - |
| 広さ | - |
| 価格帯 |
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| 備品、オプション |
※有料オプション： なお転送料金の詳細は下記のとおり。
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| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：株式会社ゼニス
住所：〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-7-3 TOKIA, 2F 東京ビル 電話：050-3628-8526 |
| 備考 | レゾナンスは、届いた郵便物の転送頻度によってプランが選べます。
最低月額990円から「登記＋月1郵便転送」は、業界内でも最安値といえます。 また、写真で郵便物を撮ってお知らせしてくれる機能が無料なのも嬉しいポイントです。 届いた郵便物や宅配便を撮影し、会員サイト・アプリで即時確認が可能です。 営業DMなど不要な郵便物は、会員サイトで破棄希望を出せば対応してくれます。 会員サイトやアプリで完結するので、余計な連絡のやり取りも不要です。 月に1回の転送プラン（基本月末水曜の発送）の場合も、即日転送してほしい郵便物はスポット転送（1回500円＋郵送費）の対応も可能です。 郵便物の転送は別途実費（200円～）かかりますが、来店受取りも可能なので近くに立ち寄ったときに受け取ることもできます。 郵便物転送に毎回金額はかかりますが、月額費が安い点と来店受取りを利用することで全体的にコストを抑えて利用できるのがレゾナンスのおすすめポイントです。 |
アントレオフィス 虎ノ門
| 詳細情報 | 施設名：アントレオフィス虎ノ門
住所：〒105-0001 東京都港区虎ノ門（詳細住所は契約者のみ紹介） 電話：03-5577-4921 最寄り駅：神谷町駅（東京メトロ日比谷線）より徒歩1分 |
| オフィス形態 | レンタルオフィス/バーチャルオフィス |
| 部屋数 | 会議室（4名、20名） |
| 広さ |
- |
| 価格帯 | バーチャルオフィス：月額4,950円（登記、郵便受取り管理） |
| 備品、オプション | ※有料オプション：
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| 法人登記可否 | 可能 |
| 運営会社 | 会社名：株式会社アントレサポート 住所：〒150-0044 東京都渋谷区円山町6-7 電話：03-5458-4221 |
| 備考 | アントレサポートは、特殊な郵便物以外なら無料で受取り対応しています。
また、郵便物の保管料は無料で、転送回数に制限がなく、郵便報告も無料で提供されるので安心して利用できます。 「重要書類」や「指定の郵便物」、「すべての郵便物」から、報告を受ける郵便物を選べます。 ほかにも郵便物の転送頻度は週1回や毎月の特定の日に指定できます。 月に4回までの郵便物転送料金は無料で、5回目以降は最低100円からと業界最安値です。 書留や配達証明などの郵便物の到着報告も無料で行われます。郵便物が少ない場合は、1回の転送が100円から利用でき、利用者の負担になりません。 |
都内でレンタルオフィスを探すなら銀座エリアにある「銀座ビジネスセンター」がおすすめ
ここまで、バーチャルオフィスにおける郵便物や宅配便のルール、バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点について見ていきましたが、具体的にどんなバーチャルオフィスを選べばよいかわからないという方も多いのではないでしょうか？
郵便物や宅配便の転送を行うバーチャルオフィスを探す際に重要視したいポイントは、
- 利用料金に郵便物や宅配便の転送・保管の料金が含まれているか？
- 郵便物や宅配便の転送・保管などを代行してくれる秘書業務のクオリティは問題ないか？
といった点になります。
こうしたポイントをしっかり押さえているおすすめのバーチャルオフィス兼レンタルオフィスが銀座にあります。それが、バーチャルオフィスとしてだけではなく、時間貸しのレンタルオフィスとしてワークスペース利用もできる「銀座ビジネスセンター」です。
「銀座ビジネスセンター」は2000年の営業開始時より20年以上運営し続ける老舗のバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。銀座６丁目にある「銀座風月堂ビル」5Fのアドレスが利用できるオフィスとして、中小零細企業や士業、個人事業主をはじめとして、数多くの方々に利用されています。レンタルオフィスとしての機能だけでなくバーチャルオフィスとしても活用できるので、ハイブリッド型のオフィス利用を考えている方にはおすすめです。
東京メトロ銀座線の銀座駅からは徒歩2分、JR有楽町駅からも徒歩５分、さらに銀座一丁目駅や新橋駅、東銀座駅などからも通える距離にあり、利便性の高さが魅力となっています。
月額利用料金は11,000円～、個室利用は1,760円～と銀座エリアではかなりリーズナブルな料金設定になっています。郵便物の受取・保管・転送対応は月額料金に含まれていますので、安心のバーチャルオフィス兼レンタルオフィスです。
郵便物の受け取り拒否がないレンタルオフィス
レンタルオフィス・バーチャルオフィスの中にはホームページ上で「郵便物の受取・転送可」と謳っているところでも、利用者本人が不在の場合には速達や簡易書留、定形外郵便といった普通郵便以外の郵便物受取を行わないところも普通に存在します。急ぎの郵便物ほど受け取ってほしいのに受け取ってくれなければ困りもの。たとえば、税務関係といった国や役所関連の書類・保険証券・銀行のカード再発行などの場合、には長く受け取れないと発送元に戻ってしまったり、場合によって本局郵便局まで取りに行かねばならないといった手間も時間もかかることは避けたいところです。
その点「銀座ビジネスセンター」は、本人不在でも裁判所からの特別送達以外はほとんどのケースで郵便物・宅配物を受け取ってくれるバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。受け取り後の対処方法についても秘書がすぐに会員に連絡、最短で受け取るための配慮を施してくれます。
まとめ
「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」は、月額利用料金に郵便物の受取・保管・転送対応が含まれたバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。裁判所からの特別送達以外はほとんど受け取ってもらえるため、大事な書簡の受け取りに不便を感じることはありません。
ぜひこの機会を通じ、サービスクオリティの高いバーチャルオフィス・レンタルオフィスを探している方は「銀座ビジネスセンター」を検討してみてください！
