バーチャルオフィス 郵便物

バーチャルオフィスとは、いわゆる「仮想の事務所」を手に入れることができるサービスです。比較的知名度の高いエリアにあるバーチャルオフィスを利用すれば、通常契約ではコストが高く、オフィスを借りることができない方でも、そのエリアに事業所アドレスを持つことができます。

そんなバーチャルオフィスは、郵便物・宅配便の転送や電話取り次ぎ、コンシェルジュなど様々なサービスを受けられるところも多いですが、郵便物・宅配便の転送サービスは、レンタルオフィスごとにルールが定められており、一部受け取れない書簡があったり、一定の数量以上は別料金が必要になったりするケースもあります。

今回は、バーチャルオフィスが提供するサービスの中で、「郵便物・宅配便のルール」や「注意点」について見ていくとともに、おすすめのバーチャルオフィスの選び方について紹介していきます。

郵便物の受取・保管・転送ができるバーチャルオフィスと私書箱の違い

先述した通り、バーチャルオフィスの多くは住所貸しをしながら、郵便物や宅配便の受け取りを行ってくれるサービスを展開しています。しかし、郵便物や宅配便の受け取りだけであれば私書箱でいいのでは?と思う方も多いのではないでしょうか。

私書箱とは、郵便物や民間の業者が郵便物の保管や転送を行ってくれるサービスを指します。私書箱の目的は、あくまでも郵便物や宅配便の保管と転送であり、バーチャルオフィスのようにその他サービスは付帯されていません。つまり、会社登記や法人登記をするのに必要な住所や電話の取り次ぎなどを求める場合には、レンタルオフィスが適しているということになります。

とはいえ、中には「法人登記や会社登記としての住所利用は不要だ」「ビジネスで利用するわけではない」といったように個人的な利用が目的の方もいると思いますが、その場合には私書箱を選んでも問題はありません。

バーチャルオフィスにおける郵便物・宅配便のルール

バーチャルオフィスでは、郵便物や宅配便を受け取ってから利用者に転送されるまで、以下のような流れがあります。

  1. 利用者宛に到着した郵便物や宅配便を保管、管理する
  2. 指定したメールアドレスや電話番号宛に郵便物が到着した旨を連絡
  3. 利用者の指示に基づき、発送・保管・破棄を行う

これだけ見ると非常にシンプルで便利に感じるバーチャルオフィスですが、実際には郵便物や宅配便の受取、転送に関して運営会社ごとにさまざまなルールが決められています。

たとえば、

  • ある一定の転送量を超えると、それ以降は月額料金とは別に料金が発生する
  • 郵便物や宅配便の到着連絡は、平日のみの対応
  • 本人確認が必要な郵便物、宅配便は受け取り不可
  • 現金書留、電信為替、着払い、内容証明などの法的書類は対応不可
  • 備え付けの郵便受けに入らないサイズの荷物は一律で不在票対応
  • 直接受け取りを希望する場合には、日時の事前予約が必要
  • 1週間に1回だけ無料で配送

といったものです。

これらのルールはどのバーチャルオフィスも一律というわけではなく、運営会社・契約したプラン・条件によって異なる場合があります。なかには「〇枚までの転送料はプラン内に含まれていると思っていたが、実際はオプション料金で、予想以上に高い金額を請求されてしまった」というケースもあり、事業内容や利用頻度と照らし合わせ、契約条件を確認しておく必要があります。

郵便物や宅配便の転送を行ってくれるバーチャルオフィスを選ぶ際の注意点

バーチャルオフィスを選ぶ際に注意しなければならないのは、受取・転送のルールだけではありません。ミスなく転送してくれるか、スピーディに対応してくれるか、といった点も見逃せないポイントです。

一概には言えませんが、値段で勝負する格安のバーチャルオフィスと比べて、月額料金が高いバーチャルオフィスはサービスクオリティが高い傾向にあります。たとえば、値段が高めのバーチャルオフィスと格安バーチャルオフィスを比較してみると以下のようになりました。

月額料金が高めのバーチャルオフィス
  • 利用料金に郵便物や宅配便の転送サービス料金がすべて含まれる場合が多い
  • 郵便物や宅配便の転送を、秘書がスピーディかつ正確に行う
  • お急ぎ便として速達で郵送するといった、臨機応変な対応をしてくれる
  • 書留郵便や海外郵便などにも対応してくれる可能性がある
  • サービスの質が高く、利用満足度も高い
格安バーチャルオフィス
  • 郵便物や宅配便の転送サービスはオプション料金である場合が多い(1通あたり〇円、1回/週の転送で〇円など)
  • 郵便物や宅配便の転送においてスピード感に欠ける
  • 郵便物や宅配便の誤送が頻繁に起こりやすい
  • 速達希望の場合は別途料金が上乗せされる場合がほとんど
  • 書留郵便対応が不可の場合が多い

このように、比較的高い値段のバーチャルオフィスと格安バーチャルでは、サービス内容に大きな違いがあることがわかります。もちろん、郵便物や宅配便は直接受け取るので、サービスクオリティにはこだわらないという方は、格安のレンタルオフィスでも問題ないでしょう。とはいえ、郵便物や宅配便の受取・転送が遅延してしまうとビジネスに大きな影響を与える可能性もありますので、バーチャルオフィスの利用用途や予算などに合わせて選ぶことが大切です。

都内でレンタルオフィスを探すなら銀座エリアにある「銀座ビジネスセンター」がおすすめ

ここまで、バーチャルオフィスにおける郵便物や宅配便のルール、バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点について見ていきましたが、具体的にどんなバーチャルオフィスを選べばよいかわからないという方も多いのではないでしょうか?

郵便物や宅配便の転送を行うバーチャルオフィスを探す際に重要視したいポイントは、

  • 利用料金に郵便物や宅配便の転送・保管の料金が含まれているか?
  • 郵便物や宅配便の転送・保管などを代行してくれる秘書業務のクオリティは問題ないか?

といった点になります。

こうしたポイントをしっかり押さえているおすすめのバーチャルオフィス兼レンタルオフィスが銀座にあります。それが、バーチャルオフィスとしてだけではなく、時間貸しのレンタルオフィスとしてワークスペース利用もできる「銀座ビジネスセンター」です。

「銀座ビジネスセンター」は2000年の営業開始時より20年以上運営し続ける老舗のバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。銀座6丁目にある「銀座風月堂ビル」5Fのアドレスが利用できるオフィスとして、中小零細企業や士業、個人事業主をはじめとして、数多くの方々に利用されています。レンタルオフィスとしての機能だけでなくバーチャルオフィスとしても活用できるので、ハイブリッド型のオフィス利用を考えている方にはおすすめです。

東京メトロ銀座線の銀座駅からは徒歩2分、JR有楽町駅からも徒歩5分、さらに銀座一丁目駅や新橋駅、東銀座駅などからも通える距離にあり、利便性の高さが魅力となっています。

月額利用料金は11,000円~、個室利用は1,760円~と銀座エリアではかなりリーズナブルな料金設定になっています。郵便物の受取・保管・転送対応は月額料金に含まれていますので、安心のバーチャルオフィス兼レンタルオフィスです。

郵便物の受け取り拒否がないレンタルオフィス

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの中にはホームページ上で「郵便物の受取・転送可」と謳っているところでも、利用者本人が不在の場合には速達や簡易書留、定形外郵便といった普通郵便以外の郵便物受取を行わないところも普通に存在します。急ぎの郵便物ほど受け取ってほしいのに受け取ってくれなければ困りもの。たとえば、税務関係といった国や役所関連の書類・保険証券・銀行のカード再発行などの場合、には長く受け取れないと発送元に戻ってしまったり、場合によって本局郵便局まで取りに行かねばならないといった手間も時間もかかることは避けたいところです。

その点「銀座ビジネスセンター」は、本人不在でも裁判所からの特別送達以外はほとんどのケースで郵便物・宅配物を受け取ってくれるバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。受け取り後の対処方法についても秘書がすぐに会員に連絡、最短で受け取るための配慮を施してくれます。

まとめ

「銀座ビジネスセンター(URL : https://www.ginza-bc.co.jp/)」は、月額利用料金に郵便物の受取・保管・転送対応が含まれたバーチャルオフィス兼レンタルオフィス。裁判所からの特別送達以外はほとんど受け取ってもらえるため、大事な書簡の受け取りに不便を感じることはありません。

ぜひこの機会を通じ、サービスクオリティの高いバーチャルオフィス・レンタルオフィスを探している方は「銀座ビジネスセンター」を検討してみてください!

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