英語のビジネスメールを書く際には、書き出しに悩む人も多いでしょう。書き出しが決まらなければ、先に進めず、結局先送りしてしまったり、英語が得意な人に依頼してしまうこともあります。
本記事では、英語ビジネスメールの書き出し表現に実例を交えて紹介します。また、締めの表現も合わせてお伝えするので、中身の部分を考えれば文章として成立するでしょう。
英語ビジネスメールの書き方
英語でビジネスメールを書く際には、挨拶文が特に重要です。相手によっては、挨拶文をもとにその後の文章を読むかどうかを決めることもあります。メールの相手や関係性を意識して書く必要があります。日本語では、フランクな表現とフォーマルな表現を使い分けるシチュエーションが異なるように、英語でも同様です。
件名について
メールを読むかどうかを決める際、挨拶文だけでなく、件名も重要です。多くの人はメールタイトルを見て、メールの重要性や送信者、内容を瞬時に判断しています。
Thank you for today’s meeting
(今日の打ち合わせのお礼)
Confirmation for today’s meeting
(今日の打ち合わせの確認)
Request for Quotation
(見積もり依頼)
Inquiry about your product
(貴社製品に関するお問い合わせ)
Urgent Request Concerning Your Invoice
(【至急】請求書に関するお願い)
日本語で件名を書く際には、「～の件」のように「～について」を意識した書き方が多いですが、英語では「About～」を使うことはほとんどありません。「Request for～」や「Inquiry about～」のような表現を使うことが一般的です。また、緊急性が高い場合には「Urgent」を使って、急ぎであることを強調します。
宛名の書き方
ビジネスメールでは、相手の顔が見えないことも多く、性別や名前がわからない相手に対してもメールができるようにすることが望ましいです。
相手の名前がわかっている場合(男性)
(Dear) Mr. xxxxx,
相手の名前がわかっている場合(女性)
(Dear) Ms. xxxxx,
相手の名前がわかっている場合には、基本的にフルネームまたはラストネーム（姓）で記載します。
相手の名前がわかっていない場合(男性)
Dear Sir,
相手の名前がわかっていない場合(女性)
Dear Madam,
名前がわからない相手にメールを書く場合には、Sir/Madamで書き出します。最近ではLGBTの風潮もあり、Sir/Madamでの記載に抵抗がある場合には、Dear Sir or Madam,と書くケースもあります。
営業部の方へ
Dear Sales Department staff,
営業部長様
Dear Sales Director,
関係者各位
To Whom It May Concern,
部署がわかっている場合には、Dearの後に部署名を記載します。役職がわかっているのであれば、役職を書くことで人物を特定して送ることができます。営業部の誰でもよい、という場合にはstaffといった広い範囲で受け付けてくれる呼称で宛先を指定しましょう。
また、特定の相手がいない場合には、「関係者各位」として送ることもできます。
挨拶について
文章の始めにはビジネスマナーとして適切な挨拶を書く必要があります。日本語では「突然のご連絡失礼いたします」のような表現が使われることがありますが、英語ではそのような表現はあまり使われず、直接要件に入ることが一般的です。
I am writing to enquire about your product.
(貴社製品について伺いたいことがありましてご連絡しました)
I'm contacting you because～
(～の件でご連絡しています)
また、返信が遅れたりする場合にはお詫びの内容を添えると親切です。
I apologize for the late reply.
(お返事が遅くなり申し訳ございません)
依頼について
メールの本文内で、相手にアクションを求めることがあります。その際にきちんと期日を設けておくことは重要です。日本人はそのあたりをあいまいにしがちなので、注意しましょう。
Please confirm your acceptance of our offer by 11 a.m. Monday.
(月曜の11時までに我々のオファーを受けてもらえるかご確認ください)
その他の表現
お祝いやお礼、苦情についての表現も覚えておきましょう。
I’m very happy to hear about your promotion.
(あなたの昇進について伺いましたが、とても嬉しく思います)
I hate to say this, but I’m disappointed with your service.
(大変言いにくいことですが、貴社のサービスについては正直がっかりしています)
締めについて
文章の締めについては、何か気の利いた一文を入れておくと印象が良いです。
I’m looking forward to seeing you soon.
(近々お会いするのを楽しみにしています)
Thank you for giving me advice.
(アドバイスをいただきありがとうございます)
Please let me know if you have any questions.
(どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ)
さらに、結びの言葉として、日本語で言う「敬具」に当たる言葉を一言書きます。
あまり親しくない人の場合
Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
親しい関係の場合
Best regards,
Kind regards,
See you,
などが好んで使われます。
自分なりの定型文を作っておくと便利
ここでご紹介した表現はあくまで一例です。メールの内容や出す相手、その相手に求める(与える)ものなどによって、使うべき表現は異なります。それを一つずつ紹介していくことはここではできませんので、自らのシチュエーションによって自分で取捨選択していかなければなりません。最初はうまい表現が書けなくても、何度か経験していくうちに、自分なりの定型文ができてきますので、それまでは試行錯誤しながらいろいろとトライしてみましょう。
まとめ
英語のビジネスメールを書く際には、書き出しの重要性が高いことが分かりました。また、件名や宛名、挨拶、依頼、お礼など、メールの中身全般にわたって紹介してきました。しかし、一つずつ紹介していくことは難しいため、自分で取捨選択していく必要があります。初めはうまく表現ができなくても、何度か経験していくうちに、自分なりの定型文ができるようになります。試行錯誤しながらいろいろとトライして、自分に合った英語のビジネスメールを書けるようになりましょう。
