サマリーは英語の「summary」で「要点」「要約」といった意味を持つ言葉です。ビジネスの場でこのサマリーを聞くこともあると思いますが、間違った使用方法で周りを混乱させたりしていませんか?ビジネス用語を適切に使用するためにも、どのようなシーンでサマリーを使えばよいかをきちんと把握しておくことは大事です。
本記事では、サマリーについてお伝えしていきます。
目次
サマリーとは?
サマリーとは、簡単に言うと文章や会議の内容、レポートなどの重要なポイントを簡潔にまとめたものです。主に、ビジネスの場で使用されることが多く、長い情報を短く整理し、短時間で内容を把握できるようにする役割を持ちます。
たとえば、報告書やプレゼン資料の冒頭に「サマリー」が記載されていることで、詳細に目を通さなくても要点が理解しやすくなります。
会議のサマリーは議論の結論や決定事項を簡潔にまとめたもので、何が話し合われて、どのような結論に至ったのかが記されています。プロジェクトの進捗レポートであれば、達成状況や今後の課題などを簡単にまとめる形になります。
サマリーを作成することで、無駄な情報に振り回されることなく情報の共有がスムーズになり、関係者間の認識のズレを防ぐ効果もあります。ただし、誰が読んでも理解できるシンプルさが求められるため、過不足なく要点を押さえることが重要です。
サマリーがないとどのような問題が生じるの?
サマリーがない場合、情報が多すぎて全体像を把握するのに時間がかかり、必要なポイントを見落とす可能性が高まります。特に長いレポートや会議資料では、詳細を一つひとつ確認しなければならず、重要な部分にたどり着くまでに多くの時間や労力が必要になります。その結果、意思決定が遅れたり、判断ミスが発生するリスクが生じます。
また、関係者間で情報の受け取り方に差が出るため、同じ資料を読んでいても解釈が異なり、認識のズレが生まれやすくなります。これが積み重なると、プロジェクトの進行が停滞したり、後になって方向性の違いが問題として表面化する可能性があります。
さらに、サマリーがない状態では、経営層や忙しい担当者だと資料に目を通す時間が限られている場合に全体を流し読みするだけで終わってしまい、肝心のポイントが伝わらないことがあります。その結果、必要なアクションが遅れたり、会議での議論が不十分なまま進んでしまうこともあります。つまり、サマリーがないことで、情報が多いほど混乱が生じやすく、重要な局面での対応が後手に回ることにつながってしまうのです。
サマリーを作成する際の5つの注意点
サマリーを作成する際には、次のようなポイントを意識することで、シンプルかつ的確なサマリーを作ることができ、読み手にしっかりと伝えることができます。
1.重要なポイントに絞る
サマリーは、すべての情報を詰め込む場ではなく、「これだけは伝えたい」という要点だけを記載します。長々とした説明は避け、読み手が短時間で内容を把握できるようにしましょう。
2.シンプルでわかりやすい表現を使う
難しい言葉や専門用語は極力控え、誰が読んでも理解できるシンプルな文章を心がけます。特に「結論→根拠→背景」の順番で記載すると、簡潔でわかりやすくなります。
3.読み手に合わせた内容にする
経営層向けなら戦略的な視点や成果にフォーカスし、現場向けなら具体的な行動や実務面を強調します。読み手が「知りたい」と思うポイントを見極めて、サマリーに反映させましょう。
4.簡潔にまとめる
A4サイズ1ページ以内が理想です。長くなりそうな場合は、箇条書きや段落を分けて視覚的に整理します。情報量が多くても、見やすく整えることで、読み手の理解を助けます。
5.正確性を重視する
サマリーの内容に誤りがあると、全体の信頼性が損なわれます。記載後は必ず見直しを行い、事実関係を確認しましょう。重要なポイントが漏れていないかもチェックします。
この5つのポイントを意識することで、シンプルかつ的確なサマリーが作成でき、読み手にしっかりと伝わります。
サマリーと似た意味の言葉
サマリーと似た意味を持つビジネス用語はいくつかあります。それぞれ微妙にニュアンスが異なるものの、要点を簡潔にまとめるという点では共通しています。言葉の違いに気をつけてうまく使い分けられるようだと、ボキャブラリーも増えて一石二鳥です。
1.概要(Overview)
概要という言葉は、全体の流れや内容を簡潔に説明する際に使われます。サマリーが重要なポイントの抜粋であるのに対し、概要は全体像を大まかに示すイメージがあります。たとえば、「プロジェクトの概要を資料の冒頭に記載する。」といった使い方をします。
2.要約(Abstract)
要約は、文章やレポートの内容を短くまとめたものです。特に文章や研究論文などで使われることが多く、内容のエッセンスだけを抜き出す点が特徴です。「レポートの要約を1ページ以内で提出する。」という使い方が一般的です。
3.エグゼクティブサマリー(Executive Summary)
エグゼクティブサマリーとは、経営層向けにレポートや提案書の重要なポイントだけを抜き出した簡潔な要約のこと。サマリーの中でも、意思決定者に向けて特化した短いまとめという位置づけです。たとえば「経営会議用にエグゼクティブサマリーを作成する。」などと使います。
4.ダイジェスト(Digest)
ダイジェストとは、要点だけを抜粋して簡潔にまとめたものです。サマリーとほぼ同義で使われますが、「短くコンパクトに」という意味が強調されることが多いです。「セミナーのダイジェスト版を動画で配信する。」という文脈で使用されます。
5.レジュメ(Résumé)
レジュメとは、プレゼンや講義などで使われる、内容を短くまとめた資料を指します。会議や研修の資料として配布されることが多く、サマリー同様ビジネスの現場ではよく耳にする言葉の一つです。具体例として「プレゼンのレジュメを事前に参加者へ送付する。」といった形で使います。
6.ポイント(Key Points)
ポイントとは、重要な部分だけを箇条書きでまとめたものです。短文で簡潔に記載されることが多く、会議や報告の場で頻繁に使われます。「会議での決定事項をポイントでまとめて報告する。」などと使用します。
サマリーを使用した例文
ビジネスにおけるサマリーは、次のような文脈の中で使用することがあります。
「本日の会議のサマリーを作成し、関係者全員に共有してください。」
「提案資料の冒頭に、プロジェクトの目的と概要を簡潔にまとめたサマリーを追加しました。」
「クライアント向けレポートには、5ページ目に主要なポイントを整理したサマリーを記載しています。」
「新製品開発の進捗について、次回の取締役会で説明するためのサマリーを準備しておいてください。」
「上層部への報告では、詳細の前にサマリーを提示することで、短時間で全体の流れを把握してもらいやすくなります。」
まとめ
ビジネスにおいてサマリーを作成するメリットは、情報共有や意思決定をスムーズにし、業務効率を高める点にあります。特に時間が限られた場面で効果をもたらすので、ビジネスには欠かせないものです。読み手が短時間で内容を理解できるよう、多忙な経営層やプロジェクトマネージャーにとって、効率的な情報収集が可能となる便利なものですので、サマリーを上手に作れるようにスキルを身に付けましょう。