ビジネスの場では、日々さまざまな業務が発生します。たとえば、プロジェクトの進行や会議の準備、報告書作成、顧客対応などに対し、それぞれの業務を細かく分解し適切に管理することが必要とされます。このような個々の業務や作業の単位を「タスク」と呼び、タスクを効率よく整理して遂行することが、ビジネスの成果につながります。
この際、タスク管理が適切に行われていれば、業務の進捗を把握しやすくなり組織全体の生産性向上にもつながりますが、タスクがきちんと整理されていないと、作業遅延やミスが発生し、業務効率が大幅に低下する可能性があります。
本記事では、ビジネスにおけるタスクとはどのようなものか、その管理方法、うまくタスクをこなすための秘訣について詳しくお伝えします。
目次
ビジネスにおけるタスクとは？
ビジネスにおける「タスク(task)」とは、仕事を進めるうえで必要となる作業や業務の単位を指します。タスクはプロジェクトや業務の中で細分化され、個人やチームが達成すべき具体的な目標として管理されるもので、たとえば「会議の資料を作成する」「顧客へメールを送る」「売上データを分析する」といった業務は、それぞれ独立したタスクといえます。
タスクは単なる作業のリストではなく、それぞれの業務には目的があります。「なぜこのタスクを実行するのか？」を明確にすることで、優先順位を決めやすくなります。たとえば、「報告書を作成する」というタスクの目的が「経営判断をサポートするためのデータ提供」なのか、「クライアントへの説明資料として活用する」のかによって、内容やフォーカスが変わってきます。
なおビジネスでは、タスクを適切な期限内に完了させることが求められます。期限が曖昧なままだと、タスクが後回しになったり進捗管理が難しくなったりするため、必ず「いつまでに終わらせるのか」を設定することが重要です。特にプロジェクトタスクでは、各タスクの依存関係も考慮しながらスケジュールを組む必要があります。
タスクと似た言葉
タスクと似た言葉には、業務の進め方や管理方法に関連するさまざまな用語が存在します。それぞれ微妙に意味が異なるため、適切に使い分けることが必要です。
プロジェクト
「プロジェクト」とは、特定の目標を達成するために期間を設定して複数のタスクを組み合わせて遂行する活動を指します。タスクはプロジェクトを構成する個々の作業単位であり、プロジェクト管理においては各タスクの進捗や依存関係を把握することが重要です。
スケジュール
「スケジュール」とは、タスクや業務の実施予定を示した時間計画を指します。タスク管理においては、各タスクの期限や優先順位を決めて、スケジュールに沿って職務を遂行することが大事です。
To Doリスト
「To Doリスト」とは、これからやるべきタスクのリストを指します。タスクとほぼ同義ですが、主に個人レベルでの短期的な作業を指すことが多く、業務やプロジェクトと比べてカジュアルな表現となります。
チェックリスト
「チェックリスト」とは、タスクを一覧化し完了状況を確認するためのリストを指します。タスクを管理する際に活用され、業務の抜け漏れを防ぐ役割を果たすのが特徴です。
タスクの種類
ビジネスにおけるタスクには、大きく分けて次の3つのような種類があります。
1.ルーチンタスク
ルーチンタスクとは、日常的に繰り返し行う業務(定型業務)を指します。たとえば、「毎朝のメールチェック」「定期的な報告書作成」「月末の経理処理」などがこれに該当します。ルーチンタスクは自動化しやすく、効率化を図ることにより、業務負担を減らすことが可能となります。
2.プロジェクトタスク
プロジェクトタスクとは、期限や目的が決まっているプロジェクトに紐づいたタスク(非定型業務)を言います。たとえば、「新商品の企画・開発」「マーケティングキャンペーンの実施」「システム導入の準備」など特定の目標に向けて発生する作業がこれにあたります。プロジェクトタスクは進捗管理が重要で、チーム内で役割分担を明確にする必要がある点に注意しなければなりません。
3.緊急タスク
緊急タスクは、突発的に発生して迅速な対応が求められる業務(アドホック業務)のこと。具体的には「クライアントからの急な問い合わせ対応」「システム障害対応」「トラブルシューティング」などが挙げられます。緊急タスクは、他の業務とのバランスを考えながら、優先順位を見極めることが重要です。
タスクの管理方法について
ビジネスタスクは、適切な管理を行うことで業務効率化や生産性の向上につながるとお伝えしましたが、以下の方法を取り入れるとタスク管理がよりスムーズになります。
タスクの細分化
大きな業務をいくつかのタスクに分解すると、作業が明確になりスケジュールを管理しやすくなります。たとえば、「新規マーケティングキャンペーンを実施する」というタスクがあった場合、「市場調査を行う」「広告のデザインを作成する」「SNSでプロモーションを実施する」といった具体的なステップに分けることで、作業の進捗を把握しやすくなります。
タスクの委任
チームでタスクを処理する場合、全てのタスクを一人で抱え込まずに適切な形で分担することは重要です。その際、各メンバーの得意分野やスキルに応じてタスクを割り振ることで、より効率的に業務を進めることができます。そのため、リーダーは適切なメンバーにタスクを委任し、進捗をチェックしていくことが求められます。
タスクの定期的な見直し
タスクは状況に応じて変化するため、定期的に進捗を確認し必要に応じて優先順位やスケジュールを調整することが必要です。たとえば、週に一度タスクの進捗状況を振り返り、期限に間に合わないタスクがあればリスケジュールする、リソースを追加するなどの対応を行うことで、業務が滞るのを防ぐことができます。
うまくタスクをこなすための秘訣
タスクをうまくこなすためには、次のようなことに気を付けることが重要です。
計画を立てる
まずは、タスクをこなすための計画を立てることが重要です。優先順位を明確にし、緊急度と重要度を考えながら取り組むべきタスクを整理すると効率的に進められます。また、目標は具体的に設定し、期限や達成基準を決めることで迷わずに作業を進められるようになります。その際、時間管理も大切で、各タスクにかける時間の目安を決めることでダラダラと作業するのを防ぐことができます。
集中力を発揮する
タスクをこなす間、集中力が維持できるような工夫をすると、進捗が大きく変わります。たとえば、25分間集中して5分休憩する「ポモドーロ・テクニック」を活用すると短時間でも効率よく作業が進むことがあります。また、作業環境を整えて余計なノイズや通知を減らすことも効果的です。
ちなみに、マルチタスクは一見効率が良さそうに思えるものの、実際には生産性を下げる要因となるため、一つのことに集中する方が結果的に早く終わります。
まとめ
タスクは進行中の状況を可視化し、適宜確認することが求められるものです。個人のタスク管理においては、ToDoリストやタスク管理アプリを活用し、進捗状況を確認しながら業務を進めると効率的ですし、チームでのタスク管理では、プロジェクト管理ツールを導入し、全員が進捗を共有できる環境を整えることで円滑な業務遂行が可能になります。
ぜひ有効活用して業務効率化を図りましょう！
